FAQs

Veelgestelde vragen

Wat vroegen andere gebruikers zich af?

Neemt Billtobox contact op met mijn klanten als ze te laat betalen?

Billtobox neemt contact op met je klant als deze te laat betaalt. Als je klant na onze aanmaningen nog niet betaald heeft, dragen wij na 60 dagen de inning van de factuur over aan Atradius Collections.

Waarom biedt Billtobox factuurfinanciering aan?

Als onderdeel van Unifiedpost Group willen we ondernemers en zelfstandigen helpen om succesvol te zijn met hun bedrijf. Dit doen we onder meer door financiering aan te bieden voor verkoopfacturen. Ontdek hier wat Billtobox nog allemaal kan betekenen voor jouw bedrijf.

Is het veilig om een verkoopfactuur te laten uitbetalen?

Bij Billtobox streven we naar de hoogste standaarden op het gebied van veiligheid en betrouwbaarheid. We doen er dan ook alles aan om de veiligheid te waarborgen. In de privacyverklaring lees je meer over de verwerking van je gegevens.

Hoe lang duurt het voor ik het bedrag van de verkoopfactuur ontvang waarvoor ik een financiering heb aangevraagd?

We streven ernaar om binnen de 24 uur na aanvraag van een financiering 90% van het bedrag van de verkoopfactuur over te maken naar je Banqup Business Wallet.

Waar moet mijn factuur aan voldoen?

Je factuur moet aan de volgende voorwaarden voldoen om gefinancierd te worden:

- Je facturen moeten in euro zijn opgesteld voor zakelijke klanten (met uitzondering van overheden) in België, Nederland, Duitsland, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk of Luxemburg.

- De maximale betalingstermijn van de factuur mag niet meer dan 60 dagen bedragen.

- De factuur mag niet betwist worden.

- Het werk moet voltooid zijn.

- Het minimale factuurbedrag mag niet minder dan EUR 350,- bedragen.

- De betalingstermijn mag niet zijn verstreken.

- Je moet de financiering binnen 14 dagen na factuurdatum aanvragen.

Hoeveel facturen kan ik tegelijkertijd aanbieden?

Als Billtobox-klant kun je een onbeperkt aantal facturen tegelijkertijd aanbieden. Het totaalbedrag van de openstaande verkoopfacturen mag echter niet meer dan €100.000 bedragen.

Welke soorten bedrijven komen voor factuurfinanciering in aanmerking?

Om gebruik te maken van factuurfinanciering moet de onderneming in België of Nederland gevestigd zijn en minstens 3 jaar bestaan. Billtobox controleert de kredietscore van de onderneming met behulp van een ratingbureau. Helaas kunnen zij deze dienst momenteel niet aanbieden aan eenmanszaken, bedrijven in de bouwsector, verzekeraars of financiële dienstverleners.

Zijn er kosten verbonden aan factuurfinanciering ?

Voor elke factuur die je aan Billtobox verkoopt, betaal je een vast percentage van 2,99% van de factuurwaarde. Daarnaast dien je een Billtobox Premium met Betaaldiensten abonnement af te sluiten om van de financieringsoplossing te kunnen genieten. (klik hier voor meer informatie over het Premium abonnement). Er zijn geen andere en/of verborgen kosten bij ons.

Wat zijn de voordelen van factuurfinanciering?

Factuurfinanciering biedt als voordeel dat je als ondernemer eerder over het geld beschikt dat je tegoed hebt van je klanten. Dit kan je cashflow verbeteren en zo de groei van je bedrijf mogelijk maken. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken over het innen van de openstaande facturen en zijn er geen verborgen kosten.

Hoe gaat factuurfinanciering in zijn werk?

Factuurfinanciering werkt als volgt:

- Jij als bedrijf/ondernemer levert een product of dienst aan jouw klanten en verstuurt een verkoopfactuur met een betalingstermijn, bijvoorbeeld 30 dagen.

- Jij verkoopt vervolgens deze factuur/facturen aan Billtobox. Wij nemen het eigendom van de factuur over en betalen jouw als bedrijf/ondernemer 90% van het bedrag van de factuur.

- Billtobox stuurt de factuur naar jouw klant en incasseert het bedrag wanneer de factuur vervalt. Billtobox draagt vervolgens het resterende bedrag van de factuur, minus de kosten voor de financiering, over aan jou.

Wat is factuurfinanciering?

Factuurfinanciering is een alternatieve manier van financiering die steeds populairder wordt onder ondernemers. Het houdt in dat je als bedrijf openstaande facturen verkoopt aan een financieringsmaatschappij, zoals Billtobox. In ruil daarvoor krijg je een voorschot op het bedrag dat op de factuur vermeld staat. Op die manier kun je als ondernemer eerder beschikken over het geld dat je tegoed hebt van je klanten en zo je cashflow verbeteren, en je bedrijfsactiviteiten uitbreiden of verbeteren. Billtobox int vervolgens het bedrag van de factuur van jouw klant wanneer deze vervalt en rekent een percentage van de factuur als vergoeding.

Kan ik mijn klanten elektronische facturen sturen?

Door Billtobox te gebruiken voor het maken/versturen van uw facturen, kunt u uw klanten elektronische facturen sturen, rechtstreeks naar hun Billtobox-account.

Kan ik mijn collega's uitnodigen om de Billtobox Console te gebruiken?

Ja, u kunt al uw medewerkers uitnodigen om de Billtobox console te gebruiken. Zij zullen via hun eigen toegang kunnen inloggen en de dossiers van hun klanten kunnen beheren.

Hoe koppel ik mijn boekhoudprogramma aan Billtobox?

Ons salesteam helpt u graag om Billtobox aan uw boekhoudpakket te koppelen.

Vul daarvoor het contactformulier in en wij nemen contact met u op.

Kan ik hulp krijgen voor mijn klanten?

Wij bieden verschillende mogelijkheden voor uw klanten (Webinars, tutorials, video training...) om hun overgang naar Billtobox te vereenvoudigen.

Kan ik een gratis training krijgen voor mijn werknemers?

Ja, uw contactpersoon leidt uw werknemers graag bij u op kantoor op.

Hoe beheer ik de accounts van mijn klanten?

Als accountant krijgt u toegang tot de Billtobox Console waarmee u al uw klanten kunt centraliseren en beheren.

Hoe wordt een elektronische factuur in het boekhoudsysteem verwerkt?

Billtobox stuurt de XML naar de map van uw keuze.  

Alle gegevens worden vooraf ingevuld in uw boekhoudprogramma (leveranciers, datum, enz.), u hoeft alleen nog maar de boeking te controleren en uit te voeren.

Is er een gratis versie van Billtobox?

Ja, je kunt altijd de gratis versie van Billtobox gebruiken die beperkt is tot 50 documenten per jaar.

Kan ik Billtobox gebruiken zonder tussenkomst van mijn boekhouder?

Ja, je kunt je facturen rechtstreeks naar je boekhoudprogramma uploaden via e-mail of via Synqup.

Kan ik andere soorten documenten (contracten, Visa uittreksels, etc) toevoegen aan Billtobox?

Ja, in het Doc Center kan je je eigen mappenstructuur maken om je documenten digitaal te organiseren.

Moet ik mijn papieren facturen bewaren?

Nee, Billtobox biedt je een veilig digitaal archief van al je facturen gedurende de wettelijke termijn.

Je kunt je facturen heel gemakkelijk opzoeken met behulp van de verschillende beschikbare filters.

Kan ik mijn bankafschriften naar mijn accountant sturen?

Ja, door je bankrekeningen te koppelen aan Billtobox worden je bankafschriften automatisch doorgestuurd naar je accountant in verschillende formaten zoals PDF, CODA of CAMT.

Welke banken kan ik koppelen aan Billtobox?

U kunt alle Belgische banken koppelen aan je Billtobox-rekening.

Hiervoor moet je toestemming geven om je bankrekening aan Billtobox te koppelen.

Kan ik mijn bankafschriften ophalen in Billtobox?

Ja, wij bieden u de mogelijkheid om alle afschriften van uw Banqup Business Account en alle externe bankrekeningen gekoppeld aan Billtobox op te vragen. Je kunt ze downloaden in het formaat van jouw keuze (PDF, CODA en CAMT).

Kan ik bulkbetalingen doen?

Ja, selecteer gewoon de facturen die je wil betalen, klik op de knop "Documenten betalen" en autoriseer de betaling via de Banqup ID-applicatie.

Heb ik een kaartlezer nodig om betalingen uit te voeren?

Nee, je hebt geen kaartlezer nodig. Dankzij de applicatie Banqup ID kunt u heel gemakkelijk uw betalingen uitvoeren zonder dat u via uw bankomgeving hoeft in te loggen.

Wat is Peppol?

Het is een beveiligd internationaal netwerk waarmee uw bedrijf elektronische documenten (facturen, enz.) kan uitwisselen met alle gebruikers die op het Peppol-netwerk zijn geregistreerd.

Daarvoor heb je een zogenaamd Peppol access point nodig zoals Billtobox.

Kan ik geld innen van mijn klanten via Billtobox?

Ja, door de betalingsdienst te activeren, kunt u uw klanten laten betalen via de Paylink-knop op uw facturen of via de Banqup-terminal.

Kan ik offertes maken?

Ja, door de module Smart Invoice te activeren, kunt u heel eenvoudig offertes maken en deze omzetten in elektronische facturen.

Welke afleverkanalen zijn beschikbaar op Billtobox?

U kunt uw facturen rechtstreeks naar een andere Billtobox-gebruiker sturen via Crossnet, per e-mail, via Peppol, per post of via onze Print&Post dienst.

Wat is een elektronische factuur?

Een factuur is elektronisch als :

- De factuur wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat

       EN

- Het formaat maakt het mogelijk de factuur automatisch en elektronisch te verwerken.

Het versturen van facturen in PDF-formaat voldoet niet aan deze eisen, omdat de ontvangers deze bestanden niet automatisch kunnen verwerken.

Het gebruik van elektronische facturen zal geleidelijk verplicht worden. Lees meer op onze blog.

Hoe stuur ik mijn facturen naar mijn accountant?

Na het toevoegen van uw facturen verschijnt de status "Te aanvaarden".

Na controle van de gegevens zijn de facturen klaar om naar uw accountant te worden gestuurd. Selecteer ze daartoe en klik op de knop "Accepteren". Je facturen worden automatisch doorgestuurd.

Wat is het Crossnet-netwerk?

Het Crossnet-netwerk omvat alle bedrijven die Billtobox, Banqup of een andere Unifiedpost-dienst gebruiken om elektronische facturen te versturen, alsook andere netwerken of platformen zoals Peppol.

Kan ik een bestand met meerdere facturen toevoegen?

Ja, u kunt uw bestanden rechtstreeks op Billtobox splitsen met de knop "Importeren en splitsen".

Is een PDF een elektronische factuur?

Nee, een PDF is geen elektronische factuur, maar dankzij onze OCR kunnen wij uw PDF-facturen omzetten in elektronische facturen.

Hoe kan ik mijn aankoopfacturen ontvangen op Billtobox?

Er zijn 4 eenvoudige manieren om uw facturen toe te voegen aan Billtobox:

Download de facturen van uw computer.

Voeg uw ticketjes en bonnetjes toe via de mobiele applicatie.

Ontvang uw facturen rechtstreeks op uw Billtobox-account via het speciale e-mailadres of via ons Crossnet-netwerk.

Op welk toestel kan ik Billtobox gebruiken?

Je kunt Billtobox gebruiken op je computer, tablet of smartphone.

Je vindt onze mobiele applicatie op Google Play of in de App store.

Hoe kan mijn accountant zich registreren bij Billtobox zodat ik mijn documenten met hem/haar kan delen?

Vul gewoon het contactformulier in op het accountantsgedeelte van onze site. Een lid van ons team zal contact opnemen met de accountant om hem te helpen met Billtobox aan de slag te gaan.

Is support bij elk abonnement inbegrepen?

Ja, ons support team zal je graag helpen.

Je kan contact met hen opnemen door te klikken op de "support" knop bovenaan de pagina of via de Help knop in je Billtobox-account.

Hoe maak ik een Billtobox account aan?

Heel eenvoudig, klik gewoon op de knop "Activeer uw proefversie" en volg de verschillende stappen, het kost je slechts enkele ogenblikken.

Je bent nu klaar om Billtobox te gaan gebruiken.

Moet ik kennis hebben van andere software om Billtobox te kunnen gebruiken?

Nee, we hebben Billtobox zo ontwikkeld dat al onze klanten het gemakkelijk kunnen gebruiken.

Je hoeft dus geen IT expert te zijn. Als je je computer kunt aanzetten, kun je Billtobox gebruiken.

Kan ik Billtobox gratis proberen?

Ja, dat kan! Het pakket (Free) is een gratis bundel die jou toelaat Billtobox gratis uit te testen. Deze bundel is geschikt om 50 facturen per jaar te verwerken. Wens je graag meer facturen te verwerken of wil je overschakelen naar een pakket met nog meer opties? Schakel eenvoudig over naar een ander pakket en al jouw opgeslagen gegevens worden automatisch mee overgezet.

Hoe kan ik een Billtobox-account aanmaken?

Aanmelden voor Billtobox kan ieder moment van de dag. Ga naar de loginpagina van het Billtobox platform en klik op ‘Nog geen klant?’. Je zal gevraagd worden je mailadres in te vullen, waarna je een mail zal ontvangen met enkele instructies. Vul de nodige persoonlijk/ondernemingsgegevens in en na de validatie kan je starten met Billtobox.

Heb ik voorkennis nodig van andere softwareprogramma's om Billtobox te kunnen gebruiken?

Helemaal niet! Billtobox is een gebruiksvriendelijk platform dat iedereen toelaat om eenvoudig facturen te ontvangen, te verzenden en te archiveren.

Welcome to our Billtobox website! We, and third parties, use cookies on our websites. We use them to enhance site navigation, analyse site usage and assist in our marketing efforts. You can read more about our cookies and change your preferences by clicking on ‘Change my settings'. By clicking on 'Accept all cookies’, you agree to the use of all cookies as described in our  Privacy cookie policy.