De meest efficiënte manier om (e-)facturen en betalingen te ontvangen, verwerken en verzenden

Voor meer veelgestelde vragen kan je de volledige FAQ-documentatie downloaden in onze sectie Bronnen. Klik hier om toegang te krijgen tot alle antwoorden en meer gedetailleerde informatie.

‍

Als je hulp nodig hebt bij het gebruik van Billtobox, bijvoorbeeld bij vragen over het opstellen of indienen van facturen, kan je direct terecht op onze uitgebreide helppagina's. Daar vind je snel antwoorden op de meest gestelde vragen en gedetailleerde uitleg over alle functionaliteiten.

‍

Kan je op onze helppagina's niet vinden wat je zoekt? Neem dan gerust contact op met ons klantenteam via het contactformulier op onze website of via ons speciale e-mailadres support@billtobox.com.

Heeft jouw vraag specifiek betrekking op jouw interactie met MAN, zoals een inkooporder, de status van factuurverwerking of betaling? Gebruik dan het contactformulier van MAN Accounting op het leveranciersportaal van MAN.

‍

Afhankelijk van de functies die je nodig hebt, is Billtobox beschikbaar als een Free-, Premium- of Optimum-abonnement. Bekijk de verschillende pakketten die we aanbieden op onze website.

Bovendien kan je beginnen met een proefversie van 30 dagen om de vele functies van Billtobox uit te proberen voordat je beslist welk abonnement het beste bij jouw behoeften past.

‍

Ja, je kan ervoor kiezen om Billtobox te gebruiken om zowel documenten naar andere klanten te verzenden als om documenten van jouw leveranciers digitaal te ontvangen. Maak gebruik van onze eenvoudige functionaliteit om zakenpartners uit te nodigen – klik gewoon op de knop rechtsboven in het platform en kies uw voorkeur voor de uitnodigingsmethode voor zowel klanten als leveranciers.

Als er een verschil is tussen de gegevens in de originele PDF uit uw ERP-systeem en het document dat je in Billtobox hebt aangemaakt om het via dit kanaal naar MAN te verzenden (bijvoorbeeld typfouten), wordt het document uit jouw ERP-systeem beschouwd als de originele factuur.

Ja, je kan Billtobox nog steeds gebruiken om jouw facturen naar MAN te versturen, maar in dat geval moet je ervoor zorgen dat uje, waar van toepassing, de kostenplaats op de factuur vermeldt. Laat eenvoudigweg het PO-nummer veld in de factuurkop leeg.

Raadpleeg het bestand met aanvullende informatie voor Billtobox-leveranciers dat is gepubliceerd op het leveranciersportaal van MAN: BANQUP Info_EN.pdf (man.eu).

Als je een factuur opstelt voor een aankoop waarvoor jeeen inkooporder (PO) van MAN hebt ontvangen, moet je ervoor zorgen dat de factuur volledig overeenkomt met de PO.

In dat geval:

• Geef het PO-nummer aan in de factuurkop in het daarvoor bestemde veld.
• Het aantal regels op jouw factuur moet overeenkomen met het aantal regels op de PO.
• Bij facturering op basis van een inkooporder is het niet nodig om de kostenplaats van MAN aanvullend op de factuur te vermelden.

‍

Raadpleeg het bestand met aanvullende informatie voor Billtobox-leveranciers dat is gepubliceerd op het leveranciersportaal van MAN: BANQUP Info_EN.pdf (man.eu).

Met een Premium- of Optimum-abonnement kunnen in totaal maximaal 3 gebruikers toegang krijgen tot uw bedrijf.

Als je een andere gebruiker toegang wil geven tot het Billtobox-account van jouw bedrijf, kan je deze uitnodigen om een eigen toegang aan te maken.

Zo doe je dat:

1. Ga naar Instellingen > Gebruikers en klik op + Nieuwe gebruiker uitnodigen.
2. Vul hun naam, e-mailadres en taal in en duid de rollen aan die je aan hen wilt toewijzen.
3. Klik op Uitnodiging verzenden.

Meer informatie over de verschillende gebruikersrollen vindt u op onze helppagina's hier: Welke taken horen bij elke rol?

‍

Een btw-nummer is niet verplicht voor het Billtobox-onboardingproces. Om echter een correcte identificatie van de leverancier mogelijk te maken, zodat jouw factuur correct kan worden doorgestuurd via de juiste verzenderorganisatie in ons systeem, gebruiken we ofwel jouw btw-nummer of jouw IBAN. Daarom dient ten minste een van deze twee gegevens te worden ingevuld.

Ja, je kunt te allen tijde jouw toestemming intrekken voor deze koppeling. Neem contact op met onze klantenservice voor hulp bij het intrekken van de toestemming.

Nee, nadat jouw Billtobox-account is gekoppeld aan Peppol, hoef je niets extra te configureren. Je kunt onmiddellijk profiteren van de voordelen van Peppol voor jouw elektronische facturatie.

Na het indienen van het toestemmingsformulier zal jouw aanvraag opgenomen worden voor ons support-team. De activatie zal doorgaans binnen een redelijke termijn plaatsvinden.

Nee, de activatie van jouw Billtobox-account op het Peppol-netwerk is volledig gratis. Dit is een service die wij aanbieden om jouw zakelijke processen te verbeteren.

Het koppelen van jouw Billtobox-account aan het Peppol-netwerk biedt jou de mogelijkheid om naadloos elektronische facturen te verzenden en ontvangen, efficiënter en gestandaardiseerd. Dit is vooral belangrijk gezien de verplichte e-facturatie in België vanaf 1 januari 2026.

Of je Itsme nodig hebt, hangt af van het gekozen ondertekeningsniveau door de afzender. Voor het hoogste niveau, niveau 3 (gekwalificeerde elektronische handtekening), is Itsme verplicht. Bij niveau 2 (geavanceerde elektronische handtekening) kan de afzender kiezen tussen verificatie via sms of Itsme. Raadpleeg onze FAQ-sectie voor meer details over de ondertekeningsniveaus. Als je instructies nodig hebt voor het installeren en koppelen van de Itsme-app, volg dan de bijgevoegde link.

Voor gedetailleerde informatie en richtlijnen over elektronische handtekeningen kunt u terecht op de officiële website van de Europese Unie.

In de Europese Unie zijn elektronische handtekeningen wettelijk geaccepteerd en hebben ze dezelfde rechtskracht als traditionele handgeschreven handtekeningen. Dit is vastgelegd in de eIDAS-verordening (Verordening (EU) Nr. 910/2014), die zorgt voor de standaardisatie van elektronische identificatie en vertrouwensdiensten binnen de EU.

Elektronische handtekeningen bieden verschillende voordelen zoals een snellere afhandeling, kostenbesparing, meer efficiëntie, minder papiergebruik en wereldwijde bereikbaarheid. Hierdoor wordt het ondertekeningsproces gestroomlijnd en de noodzaak voor fysiek papier verminderd.

Elektronische handtekeningen zijn voorzien van maatregelen die zowel de echtheid van het document als de identiteit van de ondertekenaar garanderen. Met behulp van verschillende authenticatiemethoden kunnen we zeker stellen dat de ondertekenaar echt de persoon is die hij of zij zegt te zijn tijdens het ondertekenen. Dit maakt de handtekening juridisch sterk en betrouwbaar. Bij de signing service van Banqup staat de veiligheid en echtheid van uw documenten en handtekeningen altijd centraal, evenals de beveiliging van ons systeem.

Je hebt een e-mail van afzender@unifiedpost.com gekregen omdat iemand via onze dienst een document naar je heeft verzonden om te ondertekenen. De persoon die het document heeft verstuurd, heeft jouw e-mailadres gebruikt met toestemming om contact met je op te nemen.

Een elektronische handtekening is de digitale versie van een handgeschreven handtekening. Net als bij een traditionele handtekening, bevestigt een elektronische handtekening dat de ondertekenaar de inhoud van een document heeft gezien en hiermee instemt. Het verschil is dat het digitaal gebeurt. In veel rechtsgebieden hebben elektronische handtekeningen dezelfde wettelijke waarde als handgeschreven handtekeningen.

Er zijn 4 eenvoudige manieren om uw facturen toe te voegen aan Billtobox:

Download de facturen van uw computer.

Voeg uw ticketjes en bonnetjes toe via de mobiele applicatie.

Ontvang uw facturen rechtstreeks op uw Billtobox-account via het speciale e-mailadres of via ons Crossnet-netwerk.

‍

Ja, u kunt uw bestanden rechtstreeks op Billtobox splitsen met de knop "Importeren en splitsen".

‍

Billtobox neemt contact op met je klant als deze te laat betaalt. Als je klant na onze aanmaningen nog niet betaald heeft, dragen wij na 60 dagen de inning van de factuur over aan Atradius Collections.

Als onderdeel van Unifiedpost Group willen we ondernemers en zelfstandigen helpen om succesvol te zijn met hun bedrijf. Dit doen we onder meer door financiering aan te bieden voor verkoopfacturen. Ontdek hier wat Billtobox nog allemaal kan betekenen voor jouw bedrijf.

Bij Billtobox streven we naar de hoogste standaarden op het gebied van veiligheid en betrouwbaarheid. We doen er dan ook alles aan om de veiligheid te waarborgen. In de privacyverklaring lees je meer over de verwerking van je gegevens.

We streven ernaar om binnen de 24 uur na aanvraag van een financiering 90% van het bedrag van de verkoopfactuur over te maken naar je Banqup Business Wallet.

Je factuur moet aan de volgende voorwaarden voldoen om gefinancierd te worden:

- Je facturen moeten in euro zijn opgesteld voor zakelijke klanten (met uitzondering van overheden) in België, Nederland, Duitsland, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk of Luxemburg.

- De maximale betalingstermijn van de factuur mag niet meer dan 60 dagen bedragen.

- De factuur mag niet betwist worden.

- Het werk moet voltooid zijn.

- Het minimale factuurbedrag mag niet minder dan EUR 350,- bedragen.

- De betalingstermijn mag niet zijn verstreken.

- Je moet de financiering binnen 14 dagen na factuurdatum aanvragen.

Als Billtobox-klant kun je een onbeperkt aantal facturen tegelijkertijd aanbieden. Het totaalbedrag van de openstaande verkoopfacturen mag echter niet meer dan €100.000 bedragen.

Om gebruik te maken van factuurfinanciering moet de onderneming in België of Nederland gevestigd zijn en minstens 3 jaar bestaan. Billtobox controleert de kredietscore van de onderneming met behulp van een ratingbureau. Helaas kunnen zij deze dienst momenteel niet aanbieden aan eenmanszaken, bedrijven in de bouwsector, verzekeraars of financiële dienstverleners.

Voor elke factuur die je aan Billtobox verkoopt, betaal je een vast percentage van 3% van de factuurwaarde. Daarnaast dien je een Billtobox Premium met Betaaldiensten abonnement af te sluiten om van de financieringsoplossing te kunnen genieten. (klik hier voor meer informatie over het Premium abonnement). Er zijn geen andere en/of verborgen kosten bij ons.

Factuurfinanciering biedt als voordeel dat je als ondernemer eerder over het geld beschikt dat je tegoed hebt van je klanten. Dit kan je cashflow verbeteren en zo de groei van je bedrijf mogelijk maken. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken over het innen van de openstaande facturen en zijn er geen verborgen kosten.

Factuurfinanciering werkt als volgt:

- Jij als bedrijf/ondernemer levert een product of dienst aan jouw klanten en verstuurt een verkoopfactuur met een betalingstermijn, bijvoorbeeld 30 dagen.

- Jij verkoopt vervolgens deze factuur/facturen aan Billtobox. Wij nemen het eigendom van de factuur over en betalen jouw als bedrijf/ondernemer 90% van het bedrag van de factuur.

- Billtobox stuurt de factuur naar jouw klant en incasseert het bedrag wanneer de factuur vervalt. Billtobox draagt vervolgens het resterende bedrag van de factuur, minus de kosten voor de financiering, over aan jou.

Factuurfinanciering is een alternatieve manier van financiering die steeds populairder wordt onder ondernemers. Het houdt in dat je als bedrijf openstaande facturen verkoopt aan een financieringsmaatschappij, zoals Billtobox. In ruil daarvoor krijg je een voorschot op het bedrag dat op de factuur vermeld staat. Op die manier kun je als ondernemer eerder beschikken over het geld dat je tegoed hebt van je klanten en zo je cashflow verbeteren, en je bedrijfsactiviteiten uitbreiden of verbeteren. Billtobox int vervolgens het bedrag van de factuur van jouw klant wanneer deze vervalt en rekent een percentage van de factuur als vergoeding.

Door Billtobox te gebruiken voor het maken/versturen van uw facturen, kunt u uw klanten elektronische facturen sturen, rechtstreeks naar hun Billtobox-account.

‍

Ja, u kunt al uw medewerkers uitnodigen om de Billtobox console te gebruiken. Zij zullen via hun eigen toegang kunnen inloggen en de dossiers van hun klanten kunnen beheren.

Ons salesteam helpt u graag om Billtobox aan uw boekhoudpakket te koppelen.

Vul daarvoor het contactformulier in en wij nemen contact met u op.

Wij bieden verschillende mogelijkheden voor uw klanten (Webinars, tutorials, video training...) om hun overgang naar Billtobox te vereenvoudigen.

Ja, uw contactpersoon leidt uw werknemers graag bij u op kantoor op.

Als accountant krijgt u toegang tot de Billtobox Console waarmee u al uw klanten kunt centraliseren en beheren.

Billtobox stuurt de XML naar de map van uw keuze.  

Alle gegevens worden vooraf ingevuld in uw boekhoudprogramma (leveranciers, datum, enz.), u hoeft alleen nog maar de boeking te controleren en uit te voeren.

Ja, je kunt altijd de gratis versie van Billtobox gebruiken die beperkt is tot 50 documenten per jaar.

Ja, je kunt je facturen rechtstreeks naar je boekhoudprogramma uploaden via e-mail of via Synqup.

Ja, in het Doc Center kan je je eigen mappenstructuur maken om je documenten digitaal te organiseren.

Nee, Billtobox biedt je een veilig digitaal archief van al je facturen gedurende de wettelijke termijn.

Je kunt je facturen heel gemakkelijk opzoeken met behulp van de verschillende beschikbare filters.

Ja, door je bankrekeningen te koppelen aan Billtobox worden je bankafschriften automatisch doorgestuurd naar je accountant in verschillende formaten zoals PDF, CODA of CAMT.

U kunt alle Belgische banken koppelen aan je Billtobox-rekening.

Hiervoor moet je toestemming geven om je bankrekening aan Billtobox te koppelen.

Ja, wij bieden u de mogelijkheid om alle afschriften van uw Banqup Business Account en alle externe bankrekeningen gekoppeld aan Billtobox op te vragen. Je kunt ze downloaden in het formaat van jouw keuze (PDF, CODA en CAMT).

Ja, selecteer gewoon de facturen die je wil betalen, klik op de knop "Documenten betalen" en autoriseer de betaling via de Banqup ID-applicatie.

Nee, je hebt geen kaartlezer nodig. Dankzij de applicatie Banqup ID kunt u heel gemakkelijk uw betalingen uitvoeren zonder dat u via uw bankomgeving hoeft in te loggen.

Het is een beveiligd internationaal netwerk waarmee uw bedrijf elektronische documenten (facturen, enz.) kan uitwisselen met alle gebruikers die op het Peppol-netwerk zijn geregistreerd.

Daarvoor heb je een zogenaamd Peppol access point nodig zoals Billtobox.

‍

Ja, door de betalingsdienst te activeren, kunt u uw klanten laten betalen via de Paylink-knop op uw facturen of via de Banqup-terminal.

Ja, door de module Smart Invoice te activeren, kunt u heel eenvoudig offertes maken en deze omzetten in elektronische facturen.

U kunt uw facturen rechtstreeks naar een andere Billtobox-gebruiker sturen via Crossnet, per e-mail, via Peppol, per post of via onze Print&Post dienst.

Een factuur is elektronisch als :

- De factuur wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat

       EN

- Het formaat maakt het mogelijk de factuur automatisch en elektronisch te verwerken.

Het versturen van facturen in PDF-formaat voldoet niet aan deze eisen, omdat de ontvangers deze bestanden niet automatisch kunnen verwerken.

Het gebruik van elektronische facturen zal geleidelijk verplicht worden. Lees meer op onze blog.

Na het toevoegen van uw facturen verschijnt de status "Te aanvaarden".

Na controle van de gegevens zijn de facturen klaar om naar uw accountant te worden gestuurd. Selecteer ze daartoe en klik op de knop "Accepteren". Je facturen worden automatisch doorgestuurd.

Het Crossnet-netwerk omvat alle bedrijven die Billtobox, Banqup of een andere Unifiedpost-dienst gebruiken om elektronische facturen te versturen, alsook andere netwerken of platformen zoals Peppol.

‍

Nee, een PDF is geen elektronische factuur, maar dankzij onze OCR kunnen wij uw PDF-facturen omzetten in elektronische facturen.

‍

‍

Ja, dat kan! Het pakket (Free) is een gratis bundel die jou toelaat Billtobox gratis uit te testen. Deze bundel is geschikt om 50 facturen per jaar te verwerken. Wens je graag meer facturen te verwerken of wil je overschakelen naar een pakket met nog meer opties? Schakel eenvoudig over naar een ander pakket en al jouw opgeslagen gegevens worden automatisch mee overgezet.