La loi belge sur la TVA fixe un certain nombre de règles auxquelles une facture doit se conformer.

Dans notre série "Tout ce que vous devez savoir sur les factures", nous avons expliqué dans la première partie ce qu'est exactement une facture et les exigences légales auxquelles elle doit répondre. Dans la deuxième partie, nous avons abordé l'histoire et l'évolution de la facture, y compris l'importance de la facturation électronique. Dans ce troisième blog de la série, nous examinons de plus près les règles obligatoires en matière de numérotation des factures et partageons quelques conseils pratiques pour aborder cette question de manière correcte et efficace.

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Règles de numérotation des factures

Une règle importante est que chaque facture doit recevoir un numéro unique dans les registres du contribuable. En outre, les numéros doivent être attribués chronologiquement et sans interruption.

• Unique: Chaque numéro de facture ne peut apparaître qu'une seule fois, ce qui rend la récupération des factures facile et sans erreur. Grâce à ces numéros uniques, Billtobox peut détecter les factures en double très facilement.
• Chronologique: Les factures sont numérotées en fonction de leur date d'émission. Une facture postérieure a toujours un numéro plus élevé qu'une facture antérieure de la même période.
• Continuité: La numérotation doit être continue, sans interruption ni doublons. Les factures erronées restent dans la série et sont corrigées par une note de crédit.

Une règle supplémentaire est qu'une séquence de numérotation de factures ne commence jamais par 0, de sorte que la première facture portera toujours le numéro 1.

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5 conseils pour une numérotation efficace des factures

1. Choisissez une structure claire

Vous pouvez déterminer vous-même la composition de la numérotation de vos factures, par exemple une combinaison de lettres, de chiffres et de caractères. Veuillez noter que les espaces ne sont pas autorisés. Utilisez des modèles distincts pour les différents types de factures, par exemple :

• Factures : FACT-001
• Notes de débit : DN-001
• Notes de crédit : CN-001
• Factures anticipées : VFACT-001

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2. Recommencez chaque exercice financier

Vous pouvez commencer chaque exercice financier par une nouvelle numérotation, mais ce n'est pas obligatoire. L'ajout de l'exercice financier à la numérotation (par exemple, FACT2024-073) peut aider à reconnaître rapidement les factures et à maintenir la clarté de la numérotation. Ainsi, tout le monde sait que FACT2024-073 est la 73e facture de l'exercice 2024.

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3. Adaptez la longueur de votre numérotation à vos besoins

Estimez à l'avance le nombre de factures que vous prévoyez de créer afin que le numéro de séquence comporte suffisamment de caractères. Par exemple, si vous prévoyez plus de 100 factures, choisissez une numérotation à trois chiffres (par exemple 001, 002, 101). La séquence reste ainsi logique et cohérente.

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4. Restez simple

Bien que vous puissiez inclure vos numéros de client ou d'autres informations dans vos numéros de facture, il est préférable que la numérotation soit claire. Trop de détails compliquent inutilement les choses et peuvent prêter à confusion.

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5. Utilisez des modèles de numérotation différents pour les activités distinctes

Vous travaillez dans plusieurs secteurs ou avez plusieurs activités ? Dans ce cas, utilisez des séries de numéros spécifiques pour chaque activité. Par exemple, vous pouvez :

• F-A-006 pour les soirées informatives sur le vin
• F-W-079 pour la vente de vin

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Cette approche permet à un expert-comptable de tenir plus facilement des journaux distincts.

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Numérotation des factures avec Billtobox

Avec Billtobox, vous avez la possibilité d'activer la numérotation automatique ou d'attribuer différentes séries de chiffres à vos factures. Pratique, non ?

Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans l'article suivant du Helpdesk : Comment configurer la numérotation de mes factures de vente ?