FAQ

Questions fréquentes

Que se sont demandés les autres utilisateurs ?

Billtobox Peppol peut-il recevoir des factures ?

Peppol est la norme en Belgique pour les factures électroniques. Sur Billtobox , vous pouvez vous inscrire gratuitement pour obtenir un identifiant Peppol.

Puis-je à tout moment retirer mon consentement à lier mon compte Billtobox à Peppol ?

Oui, vous pouvez retirer votre consentement à ce lien à tout moment. Veuillez contacter notre service clientèle pour obtenir de l'aide sur le retrait de votre consentement.

Dois-je configurer mon compte Billtobox pour quoi que ce soit une fois qu'il est lié à Peppol ?

Non, une fois que votre compte Billtobox est lié à Peppol, vous n'avez pas besoin de configurer quoi que ce soit de plus. Vous pouvez immédiatement profiter des avantages de Peppol pour votre facturation électronique.

Combien de temps faudra-t-il pour activer mon compte Billtobox sur Peppol après que j'en ai donné l'autorisation ?

Après avoir soumis le formulaire de consentement, votre demande sera enregistrée pour notre équipe d'assistance. L'activation se fera généralement dans un délai raisonnable.

Dois-je payer des frais supplémentaires pour activer mon compte Billtobox sur Peppol ?

Non, l'activation de votre compte Billtobox sur le réseau Peppol est entièrement gratuite. Il s'agit d'un service que nous offrons pour améliorer vos processus commerciaux.

Quel est l'avantage de relier mon compte Billtobox au réseau Peppol ?

En reliant votre compte Billtobox au réseau Peppol, vous pouvez envoyer et recevoir des factures électroniques de manière transparente, plus efficace et standardisée. Ceci est d'autant plus important que la facturation électronique sera obligatoire en Belgique à partir du 1er janvier 2026.

Itsme doit-il signer un document ?

La nécessité d'Itsme dépend du niveau de signature choisi par l'expéditeur. Pour le niveau le plus élevé, le niveau 3 (signature électronique qualifiée), Itsme est obligatoire. Pour le niveau 2 (signature électronique avancée), l'expéditeur peut choisir entre la vérification par SMS et Itsme. Consultez notre section FAQ pour plus de détails sur les niveaux de signature. Si vous avez besoin d'instructions sur la manière d'installer l'application Itsme et de vous y connecter, veuillez suivre le lien ci-joint.

Où puis-je trouver plus d'informations sur les signatures électroniques ?

Pour obtenir des informations détaillées et des lignes directrices sur les signatures électroniques, veuillez consulter le site officiel de l'Union européenne.

Les signatures électroniques sont-elles légalement reconnues dans l'UE ?

Dans l'Union européenne, les signatures électroniques sont légalement acceptées et ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites traditionnelles. C'est ce que prévoit le règlement eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014), qui assure la normalisation de l'identification électronique et des services de confiance au sein de l'UE.

Quels sont les avantages des signatures électroniques ?

Les signatures électroniques offrent plusieurs avantages tels qu'un traitement plus rapide, des économies, une efficacité accrue, une réduction de l'utilisation du papier et une accessibilité mondiale. Elle rationalise le processus de signature et réduit le besoin de papier physique.

Les signatures électroniques sont-elles fiables ?

Les signatures électroniques sont assorties de mesures qui garantissent à la fois l'authenticité du document et l'identité du signataire. Grâce à diverses méthodes d'authentification, nous pouvons nous assurer que le signataire est bien la personne qu'il prétend être lorsqu'il signe. Cela rend la signature juridiquement forte et fiable. Avec le service de signature de Banqup, la sécurité et l'authenticité de vos documents et signatures sont toujours au premier plan, tout comme la sécurité de notre système.

Pourquoi ai-je reçu un e-mail ?

Vous avez reçu un courriel de afzender@unifiedpost.com parce que quelqu'un vous a envoyé un document à signer par l'intermédiaire de notre service. La personne qui a envoyé le document a utilisé votre adresse électronique avec l'autorisation de vous contacter.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique est la version numérique d'une signature manuscrite. Comme une signature traditionnelle, la signature électronique confirme que le signataire a vu et accepte le contenu d'un document. La différence réside dans le fait que la signature est numérique. Dans de nombreuses juridictions, les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites.

Comment puis-je envoyer/recevoir mes factures d’achat sur Billtobox ?

Il existe 4 façons simples d’ajouter vos factures sur Billtobox :

- Téléchargez les factures qui se trouvent sur votre ordinateur.

- Ajoutez vos tickets et reçus via l’application mobile.

Recevez vos factures directement dans votre compte Billtobox via l'adresse e-mail dédiée ou via notre réseau Crossnet.

Puis-je ajouter un fichier contenant plusieurs factures?

Oui, vous avez la possibilité de fractionner vos fichiers directement sur Billtobox en utilisant le bouton “ Importer et diviser”.

Billtobox contactera-t-il mes clients en cas de retard de paiement ?

Billtobox contactera votre client en cas de retard de paiement. Si votre client n'a toujours pas payé après nos rappels, nous transférerons le recouvrement de la facture à Atradius Collections après 60 jours.

Pourquoi Billtobox propose-t-il le financement de factures ?

En tant que membre du Groupe Unifiedpost, nous avons pour objectif d'aider les entrepreneurs et les indépendants à réussir dans leur entreprise. Nous le faisons notamment en offrant un financement pour les factures de vente. Découvrez ici ce que Billtobox peut faire de plus pour votre entreprise.

Le paiement d'une facture de vente est-il sûr ?

Chez Billtobox, nous nous efforçons d'atteindre les normes les plus élevées en matière de sécurité et de fiabilité. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour garantir la sécurité. Pour en savoir plus sur le traitement de vos données, consultez la déclaration de confidentialité.

Combien de temps faut-il pour recevoir le montant de la facture de vente pour laquelle j'ai demandé un financement ?

Nous visons à transférer 90% du montant de la facture de vente dans votre Banqup Business Wallet dans les 24 heures suivant la demande de financement.

À quoi doit répondre ma facture ?

Votre facture doit remplir les conditions suivantes pour être financée :

- Vos factures doivent être libellées en euros pour les clients professionnels (à l'exclusion des gouvernements) en Belgique, aux Pays-Bas, en Allemagne, en France, au Royaume-Uni ou au Luxembourg.

- Le délai maximum de paiement des factures ne doit pas dépasser 60 jours.

- La facture ne peut être contestée.

- Le travail doit être achevé.

- Le montant minimum de la facture ne doit pas être inférieur à 350 euros.

- Le délai de paiement ne doit pas avoir expiré.

- La demande de financement doit être introduite dans les 14 jours suivant la date de la facture.

Combien de factures puis-je proposer en même temps ?

En tant que client de Billtobox, vous pouvez proposer un nombre illimité de factures en même temps. Toutefois, le montant total des factures de vente en suspens ne peut pas dépasser 100 000 euros.

Quels types d'entreprises peuvent bénéficier d'un financement de factures ?

Pour bénéficier d'un financement de factures, l'entreprise doit être établie en Belgique ou aux Pays-Bas et exister depuis au moins 3 ans. Billtobox vérifie la solvabilité de l'entreprise par l'intermédiaire d'une agence de notation. Malheureusement, ce service n'est pas encore disponible pour les entreprises individuelles, les entreprises du secteur de la construction, les assureurs et les prestataires de services financiers.

Y a-t-il des frais liés au financement de factures ?

Pour chaque facture que vous vendez à Billtobox, vous payez un pourcentage fixe de 3% de la valeur de la facture. En outre, vous devez souscrire un abonnement Billtobox Premium avec Payment Services pour bénéficier de la solution de financement.(Cliquez ici pour plus d'informations sur l'abonnement Premium). Chez nous, il n'y a pas d'autres frais et/ou de frais cachés.

Quels sont les avantages du financement de factures ?

Le financement de factures offre l'avantage, en tant que chef d'entreprise, de vous permettre de disposer plus rapidement de l'argent que vous doivent vos clients. Cela peut améliorer votre flux de trésorerie et donc permettre la croissance de votre entreprise. En outre, vous n'avez pas à vous préoccuper du recouvrement des factures impayées et il n'y a pas de coûts cachés.

Comment fonctionne le financement de factures ?

Le financement de factures fonctionne de la manière suivante :

- En tant qu'entreprise/entrepreneur, vous fournissez un produit ou un service à vos clients et envoyez une facture de vente avec un délai de paiement, disons 30 jours.

- Vous vendez ensuite cette facture à Billtobox. Nous devenons propriétaires de la facture et payons à votre société/entrepreneur 90% du montant de la facture.

- Billtobox envoie la facture à votre client et encaisse le montant à l'échéance. Billtobox vous transfère ensuite le montant restant de la facture, moins le coût du financement.

Qu'est-ce que le financement de factures ?

Le financement de factures est une méthode alternative de financement qui devient de plus en plus populaire parmi les entrepreneurs. Il consiste à vendre les factures en souffrance de l'entreprise à une société de financement, telle que Billtobox. En retour, vous obtenez une avance sur le montant indiqué sur la facture. Ainsi, en tant que chef d'entreprise, vous pouvez accéder plus rapidement à l'argent que vous doivent vos clients, ce qui vous permet d'améliorer votre trésorerie et de développer ou d'améliorer vos activités commerciales. Billtobox perçoit ensuite le montant de la facture de votre client à l'échéance et prélève un pourcentage de la facture à titre de compensation.

Puis-je envoyer des factures électroniques à mes clients?

En utilisant Billtobox pour créer/envoyer vos factures, vous aurez la possibilité d’envoyer des factures électroniques à vos clients directement sur leurs comptes Billtobox.

Puis-je inviter mes collaborateurs à utiliser la Console Billtobox ?

Oui, vous pouvez inviter tous vos collaborateurs à utiliser la console Billtobox. Ceux-ci pourront se connecter via leur propre accès et gérer les dossiers de leurs clients.

Comment puis-je lier mon logiciel de comptabilité à Billtobox ?

Notre équipe commerciale se fera un plaisir de vous aider à lier Billtobox à votre logiciel de comptabilité.

Pour cela, complétez le formulaire de contact afin d’être recontacté.·

Puis-je bénéficier d’une aide pour mes clients ?

Nous mettons plusieurs outils à la disposition de vos clients (Webinaires, tutoriels, formation vidéo…) afin de faciliter leur transition vers Billtobox.

Puis-je bénéficier d’une formation gratuite pour mes collaborateurs ?

Oui, votre personne de contact se fera une joie de former vos collaborateurs au sein de vos locaux.

Comment puis-je gérer les comptes de mes clients ?

En tant que comptable, vous aurez accès à la Console Billtobox qui vous permettra de centraliser et gérer tous vos clients.

Comment une facture électronique est-elle traitée dans la comptabilité ?

Billtobox enverra les XML dans le dossier de votre choix.  

Toutes les données seront pré-complétées dans votre logiciel de comptabilité (fournisseurs, date, etc), il ne vous restera plus qu’à contrôler et procéder à l’encodage comptable.

Existe-t-il une version gratuite de Billtobox ?

Oui, vous pouvez toujours utiliser la version gratuite de Billtobox qui est limitée à 50 documents par an.

Puis-je utiliser Billtobox sans l'intervention de mon comptable?

Oui, vous pouvez télécharger vos factures directement sur votre logiciel de comptabilité par email ou via Synqup.

Puis-je ajouter d’autres types de documents (contrats, extraits visa, etc) sur Billtobox ?

Oui, dans le Doc Center vous pouvez créer votre propre structure de dossier pour organiser vos documents de façon digitale.

Dois-je conserver mes factures papier ?

Non, Billtobox vous offre une archive numérique sécurisée qui regroupe toutes vos factures durant la période légale.

Vous pouvez rechercher vos factures très facilement avec l’aide des différents filtres disponibles.

Puis-je transmettre mes extraits bancaires à mon comptable?

Oui, en liant vos comptes bancaires à Billtobox, vos extraits bancaires seront automatiquement transmis à votre comptable sous différents formats tels que PDF, CODA ou CAMT.

Quelles banques puis-je lier à Billtobox?

Vous pouvez lier toutes les banques Belges à votre compte Billtobox.

Pour cela, vous devez donner votre autorisation afin de lier Billtobox à votre compte bancaire.

Puis-je récupérer mes extraits bancaires dans Billtobox?

Oui, nous vous offrons la possibilité de récupérer tous les extraits de votre Banqup Business Account ainsi que tous les comptes bancaires externes liés à Billtobox. Vous pouvez les télécharger sous le format de votre choix (PDF, CODA et CAMT).

Puis-je effectuer des paiements groupés ?

Oui, il vous suffit de sélectionner les factures que vous souhaitez payer, de cliquer sur le bouton “Payer les documents” et d’autoriser le paiement via l’application Banqup ID.

Ai-je besoin d'un lecteur de carte pour effectuer les paiements ?

Non, vous n'avez pas besoin d'un lecteur de carte. Grâce à l'application Banqup ID, vous pouvez effectuer vos paiements très facilement sans avoir à vous connecter via votre environnement bancaire.

Peppol, qu'est-ce-que c'est ?

Il s'agit d'un réseau international sécurisé qui permet à votre entreprise d'échanger des documents électroniques (factures, etc ) avec tous les utilisateurs inscrits au réseau Peppol.

Pour ce faire, vous avez besoin de ce que l'on appelle un point d'accès Peppol tel que Billtobox.

Puis-je encaisser mes clients via Billtobox?

Oui, en activant le service de paiement, vous aurez la possibilité d’encaisser vos clients grâce au bouton Paylink ajouté à vos factures ou au Banqup Terminal.

Puis-je créer des devis?

Oui, en activant le module Smart Invoice, vous aurez la possibilité de créer des devis et de les transformer en factures électroniques très facilement.

Quelles sont les canaux d’envoi disponibles sur Billtobox?

Vous pouvez envoyer vos factures directement à un autre utilisateur Billtobox via Crossnet, par email, via Peppol, par courrier postal ou via notre service Print&Post.

Qu'est-ce qu'une facture électronique?

Une facture est électronique si :

- La facture est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré

       ET

- Le format permet le traitement automatique et électronique de la facture.

L’envoi de factures sous format PDF ne répond pas à ces exigences, car les destinataires ne peuvent pas traiter automatiquement ces fichiers.

L'utilisation de factures électroniques deviendra progressivement obligatoire. Plus d'informations sur notre blog.

Comment puis-je transmettre mes factures à mon comptable?

Après l’ajout de vos factures, le statut “À accepter” apparaîtra.

Après vérification des données, les factures sont prêtes à être transmises à votre comptable. Pour cela, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton “Accepter”.

Le réseau Crossnet, qu'est-ce-que c'est ?

Le réseau Crossnet regroupe toutes les entreprises qui utilisent Billtobox, Banqup ou un autre service de Unifiedpost qui permet d’envoyer des factures électroniques ainsi que d’autres réseaux ou plateformes tels que Peppol.

Un PDF est-il une facture électronique ?

Non, un PDF n’est pas une facture électronique mais grâce à notre OCR nous transformons vos factures PDF en factures électroniques.

Sur quel appareil puis-je utiliser Billtobox?

Vous pouvez utiliser Billtobox sur votre ordinateur, tablette ou smartphone.

Retrouvez notre application mobile sur Google Play ou dans l’App store.

Comment mon comptable peut-il s'inscrire à Billtobox afin que je puisse partager mes documents avec lui ?

Il suffit de compléter le formulaire de contact qui se trouve sur la partie comptable de notre site. Un membre de notre équipe prendra contact avec le comptable afin de l’aider à débuter sur Billtobox.

Le support est-il inclus dans chaque abonnement ?

Oui, notre équipe d'assistance se fera un plaisir de vous aider.

Vous pouvez les contacter en cliquant sur le bouton "support" en haut de la page ou via le bouton "Help" de votre compte Billtobox.

Comment puis-je créer un compte Billtobox?

Très simple, il suffit de cliquer sur le bouton "Activer votre essai" et de suivre les différentes étapes, cela ne vous prendra que quelques instants.

Vous êtes maintenant prêt à commencer à utiliser Billtobox.

Dois-je avoir des connaissances préalables sur d'autres logiciels pour pouvoir utiliser Billtobox ?

Non, nous avons développé Billtobox de façon à ce que tous nos clients puissent l’utiliser facilement.

Vous n’avez donc pas besoin d’être un expert IT. Si vous savez allumer votre ordinateur, vous savez utiliser Billtobox.

Puis-je essayer Billtobox gratuitement?

Oui, vous le pouvez ! Le paquet (Free) est un paquet gratuit qui vous permet de tester Billtobox gratuitement. Cette offre est adaptée au traitement de 50 factures par an. Vous souhaitez traiter davantage de factures ou passer à une formule offrant encore plus d'options ? Il suffit de passer à un autre forfait et toutes vos données stockées seront automatiquement transférées.

Comment puis-je créer un compte Billtobox?

Vous pouvez vous inscrire sur Billtobox à tout moment de la journée. Allez sur la page de connexion de Billtobox et cliquez sur "Pas encore client ?". Il vous sera demandé d'entrer votre adresse e-mail, vous recevrez ensuite un e-mail contenant quelques instructions. Remplissez les détails personnels/de l'entreprise nécessaires et après validation, vous pouvez commencer à utiliser Billtobox.

Dois-je avoir des connaissances préalables sur d'autres logiciels pour pouvoir utiliser Billtobox ?

Pas du tout ! Billtobox est une plateforme conviviale qui permet à quiconque de recevoir, d'envoyer et d'archiver facilement des factures. Si vous savez allumer votre ordinateur, vous savez utiliser Billtobox.

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