Le moyen le plus efficace de recevoir, de traiter et d 'envoyer des factures et des paiements

Pour d'autres questions fréquemment posées, vous pouvez télécharger la documentation complète de la FAQ dans notre section Ressources. Cliquez ici pour accéder à toutes les réponses et à des informations plus détaillées.

Billtobox BilltoboxSi, à tout moment, vous avez besoin d'aide pour utiliser , par exemple pour des questions concernant la préparation ou la soumission de factures, vous pouvez la demander directement à partir de la plateforme en cliquant sur le bouton rouge"Aide" en bas à droite de l'écran. Cela vous permet de rechercher la réponse la plus appropriée dans nos pages d'aide complètes.

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez dans nos pages d'aide ? N'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance à la clientèle via le formulaire de contact sur notre site web ou via notre adresse électronique dédiée billtoboxsupport@ .com.

Votre question concerne-t-elle spécifiquement votre interaction avec MAN, par exemple une commande, l'état du traitement d'une facture ou un paiement ? Dans ce cas, veuillez utiliser le formulaire de contact de MAN Accounting sur le portail des fournisseurs de MAN.

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Billtobox En fonction de votre pays et des fonctionnalités dont vous avez besoin, il est disponible sous forme d'abonnement gratuit, Premium ou Optimum. Consultez lesdifférents forfaits que nous proposons sur notre site web.

Billtobox De plus, vous pouvez commencer par une période d'essai de 30 jours pour tester les nombreuses fonctionnalités de 's avant de décider de l'abonnement qui répond le mieux à vos besoins.

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Billtobox Oui, vous pouvez choisir d'envoyer des documents à d'autres clients et de recevoir des documents de vos fournisseurs par voie numérique. Il vous suffit de cliquer sur le bouton situé en haut à droite de la plateforme et de choisir la méthode d'invitation que vous préférez, tant pour les clients que pour les fournisseurs.

Billtobox S'il existe une différence entre les données du PDF original provenant de votre système ERP et le document que vous avez créé pour l'envoyer à MAN via ce canal (erreurs de frappe, par exemple), le document provenant de votre système ERP sera considéré comme la facture originale.

Billtobox Oui, vous pouvez toujours envoyer vos factures à MAN, mais dans ce cas, vous devez vous assurer que vous incluez le centre de coûts sur la facture, le cas échéant. Il suffit de laisser vide le champ du numéro de commande dans l'en-tête de la facture.

Veuillez consulter le fichier d'informations complémentaires pour les fournisseurs de Banqup publié sur le portail des fournisseurs de MAN : BANQUP Info_FR.pdf(man.eu).

Si vous établissez une facture pour un achat pour lequel vous avez reçu un ordre d'achat (PO) de MAN, vous devez vous assurer que la facture correspond entièrement au PO.

Dans ce cas :

• Saisissez le numéro de commande figurant dans l'en-tête de la facture dans le champ prévu à cet effet.
• Le nombre de lignes de votre facture doit correspondre au nombre de lignes de la commande.
• En cas de facturation sur la base d'un bon de commande, il n'est pas nécessaire d'ajouter le centre de coûts de MAN sur la facture.

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BilltoboxVeuillez vous référer au fichier d'informations complémentaires pour les fournisseurs publié sur le portail des fournisseurs de MAN :BANQUP Info_FR.pdf (man.eu).

Avec un abonnement Premium ou Optimum, jusqu'à 3 utilisateurs peuvent accéder à votre entreprise.

BilltoboxSi vous souhaitez donner à un autre utilisateur l'accès au compte de votre entreprise, vous pouvez l'inviter à créer son propre compte.

Voici comment procéder :

1. Allez dans Paramètres > Utilisateurs et cliquez sur + Inviter un nouvel utilisateur.
2. Saisissez leur nom, leur adresse électronique et leur langue et indiquez les rôles que vous souhaitez leur attribuer.
3. Cliquez sur Envoyer l'invitation.

Vous trouverez plus d'informations sur les différents rôles d'utilisateur sur nos pages d'aide ici : ⮚ Rôles des utilisateurs : Quelles tâches relèvent de chaque rôle ?

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BilltoboxUn numéro de TVA n'est pas nécessaire pour le processus d'onboarding. Toutefois, pour permettre une identification correcte du fournisseur, de sorte que votre facture puisse être correctement transmise par l'intermédiaire de l'organisation de l'expéditeur appropriée dans notre système, nous utilisons soit votre numéro de TVA, soit votre numéro IBAN. Par conséquent, au moins l'une de ces deux informations doit être saisie.

Oui, vous pouvez retirer votre consentement à ce lien à tout moment. Veuillez contacter notre service clientèle pour obtenir de l'aide sur le retrait de votre consentement.

Non, une fois que votre compte Billtobox est lié à Peppol, vous n'avez rien d'autre à configurer. Vous pouvez immédiatement bénéficier des avantages de Peppol pour votre facturation électronique.

Après avoir soumis le formulaire de consentement, votre demande sera enregistrée pour notre équipe d'assistance. L'activation se fera généralement dans un délai raisonnable.

Non, l'activation de votre compte Billtobox sur le réseau Peppol est entièrement gratuite. Il s'agit d'un service que nous offrons pour améliorer vos processus commerciaux.

En reliant votre compte Billtobox au réseau Peppol, vous pouvez envoyer et recevoir des factures électroniques de manière transparente, plus efficace et standardisée. Ceci est d'autant plus important que la facturation électronique sera obligatoire en Belgique à partir du 1er janvier 2026.

La nécessité d'Itsme dépend du niveau de signature choisi par l'expéditeur. Pour le niveau le plus élevé, le niveau 3 (signature électronique qualifiée), Itsme est obligatoire. Pour le niveau 2 (signature électronique avancée), l'expéditeur peut choisir entre la vérification par SMS et Itsme. Consultez notre section FAQ pour plus de détails sur les niveaux de signature. Si vous avez besoin d'instructions sur la manière d'installer l'application Itsme et de vous y connecter, veuillez suivre le lien ci-joint.

Pour obtenir des informations détaillées et des lignes directrices sur les signatures électroniques, veuillez consulter le site officiel de l'Union européenne.

Dans l'Union européenne, les signatures électroniques sont légalement acceptées et ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites traditionnelles. C'est ce que prévoit le règlement eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014), qui assure la normalisation de l'identification électronique et des services de confiance au sein de l'UE.

Les signatures électroniques offrent plusieurs avantages tels qu'un traitement plus rapide, des économies, une efficacité accrue, une réduction de l'utilisation du papier et une accessibilité mondiale. Elle rationalise le processus de signature et réduit le besoin de papier physique.

Les signatures électroniques sont assorties de mesures qui garantissent à la fois l'authenticité du document et l'identité du signataire. Grâce à diverses méthodes d'authentification, nous pouvons nous assurer que le signataire est bien la personne qu'il prétend être lorsqu'il signe. Cela rend la signature juridiquement forte et fiable. Avec le service de signature de Banqup, la sécurité et l'authenticité de vos documents et signatures sont toujours au premier plan, tout comme la sécurité de notre système.

Vous avez reçu un e-mail de afzender@unifiedpost.com parce que quelqu'un vous a envoyé un document à signer par l'intermédiaire de notre service. La personne qui a envoyé le document a utilisé votre adresse électronique avec l'autorisation de vous contacter.

Une signature électronique est la version numérique d'une signature manuscrite. Comme une signature traditionnelle, la signature électronique confirme que le signataire a vu et accepte le contenu d'un document. La différence réside dans le fait que la signature est numérique. Dans de nombreuses juridictions, les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites.

Il existe 4 façons simples d’ajouter vos factures sur Billtobox :

- Téléchargez les factures qui se trouvent sur votre ordinateur.

- Ajoutez vos tickets et reçus via l’application mobile.

Recevez vos factures directement dans votre compte Billtobox via l'adresse e-mail dédiée ou via notre réseau Crossnet.

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Oui, vous avez la possibilité de fractionner vos fichiers directement sur Billtobox en utilisant le bouton “ Importer et diviser”.

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Billtobox contactera votre client en cas de retard de paiement. Si votre client n'a toujours pas payé après nos rappels, nous transférerons le recouvrement de la facture à Atradius Collections après 60 jours.

En tant que membre du Groupe Unifiedpost, nous avons pour objectif d'aider les entrepreneurs et les indépendants à réussir dans leur entreprise. Nous le faisons notamment en offrant un financement pour les factures de vente. Découvrez ici ce que Billtobox peut faire de plus pour votre entreprise.

Chez Billtobox, nous nous efforçons d'atteindre les normes les plus élevées en matière de sécurité et de fiabilité. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour garantir la sécurité. Pour en savoir plus sur le traitement de vos données, consultez la déclaration de confidentialité.

Nous visons à transférer 90% du montant de la facture de vente dans votre Banqup Business Wallet dans les 24 heures suivant la demande de financement.

Votre facture doit remplir les conditions suivantes pour être financée :

- Vos factures doivent être libellées en euros pour les clients professionnels (à l'exclusion des gouvernements) en Belgique, aux Pays-Bas, en Allemagne, en France, au Royaume-Uni ou au Luxembourg.

- Le délai maximum de paiement des factures ne doit pas dépasser 60 jours.

- La facture ne peut être contestée.

- Le travail doit être achevé.

- Le montant minimum de la facture ne doit pas être inférieur à 350 euros.

- Le délai de paiement ne doit pas avoir expiré.

- La demande de financement doit être introduite dans les 14 jours suivant la date de la facture.

En tant que client de Billtobox, vous pouvez proposer un nombre illimité de factures en même temps. Toutefois, le montant total des factures de vente en suspens ne peut pas dépasser 100 000 euros.

Pour bénéficier d'un financement de factures, l'entreprise doit être établie en Belgique ou aux Pays-Bas et exister depuis au moins 3 ans. Billtobox vérifie la solvabilité de l'entreprise par l'intermédiaire d'une agence de notation. Malheureusement, ce service n'est pas encore disponible pour les entreprises individuelles, les entreprises du secteur de la construction, les assureurs et les prestataires de services financiers.

Pour chaque facture que vous vendez à Billtobox, vous payez un pourcentage fixe de 3% de la valeur de la facture. En outre, vous devez souscrire un abonnement Billtobox Premium avec Payment Services pour bénéficier de la solution de financement.(Cliquez ici pour plus d'informations sur l'abonnement Premium). Chez nous, il n'y a pas d'autres frais et/ou de frais cachés.

Le financement de factures offre l'avantage, en tant que chef d'entreprise, de vous permettre de disposer plus rapidement de l'argent que vous doivent vos clients. Cela peut améliorer votre flux de trésorerie et donc permettre la croissance de votre entreprise. En outre, vous n'avez pas à vous préoccuper du recouvrement des factures impayées et il n'y a pas de coûts cachés.

Le financement de factures fonctionne de la manière suivante :

- En tant qu'entreprise/entrepreneur, vous fournissez un produit ou un service à vos clients et envoyez une facture de vente avec un délai de paiement, disons 30 jours.

- Vous vendez ensuite cette facture à Billtobox. Nous devenons propriétaires de la facture et payons à votre société/entrepreneur 90% du montant de la facture.

- Billtobox envoie la facture à votre client et encaisse le montant à l'échéance. Billtobox vous transfère ensuite le montant restant de la facture, moins le coût du financement.

Le financement de factures est une méthode alternative de financement qui devient de plus en plus populaire parmi les entrepreneurs. Il consiste à vendre les factures en souffrance de l'entreprise à une société de financement, telle que Billtobox. En retour, vous obtenez une avance sur le montant indiqué sur la facture. Ainsi, en tant que chef d'entreprise, vous pouvez accéder plus rapidement à l'argent que vous doivent vos clients, ce qui vous permet d'améliorer votre trésorerie et de développer ou d'améliorer vos activités commerciales. Billtobox perçoit ensuite le montant de la facture de votre client à l'échéance et prélève un pourcentage de la facture à titre de compensation.

En utilisant Billtobox pour créer/envoyer vos factures, vous aurez la possibilité d’envoyer des factures électroniques à vos clients directement sur leurs comptes Billtobox.

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Oui, vous pouvez inviter tous vos collaborateurs à utiliser la console Billtobox. Ceux-ci pourront se connecter via leur propre accès et gérer les dossiers de leurs clients.

Notre équipe commerciale se fera un plaisir de vous aider à lier Billtobox à votre logiciel de comptabilité.

Pour cela, complétez le formulaire de contact afin d’être recontacté.·

Nous mettons plusieurs outils à la disposition de vos clients (Webinaires, tutoriels, formation vidéo…) afin de faciliter leur transition vers Billtobox.

Oui, votre personne de contact se fera une joie de former vos collaborateurs au sein de vos locaux.

En tant qu'expert-comptable, vous aurez accès à la Console Billtobox qui vous permettra de centraliser et gérer tous vos clients.

Billtobox enverra les XML dans le dossier de votre choix.  

Toutes les données seront pré-complétées dans votre logiciel de comptabilité (fournisseurs, date, etc), il ne vous restera plus qu’à contrôler et procéder à l’encodage comptable.

Oui, vous pouvez toujours utiliser la version gratuite de Billtobox qui est limitée à 50 documents par an.

Oui, vous pouvez télécharger vos factures directement sur votre logiciel de comptabilité par email ou via Synqup.

Oui, dans le Doc Center vous pouvez créer votre propre structure de dossier pour organiser vos documents de façon digitale.

Non, Billtobox vous offre une archive numérique sécurisée qui regroupe toutes vos factures durant la période légale.

Vous pouvez rechercher vos factures très facilement avec l’aide des différents filtres disponibles.

Oui, en liant vos comptes bancaires à Billtobox, vos extraits bancaires seront automatiquement transmis à votre expert-comptable sous différents formats tels que PDF, CODA ou CAMT.

Vous pouvez lier toutes les banques Belges à votre compte Billtobox.

Pour cela, vous devez donner votre autorisation afin de lier Billtobox à votre compte bancaire.

Oui, nous vous offrons la possibilité de récupérer tous les extraits de votre Banqup Business Account ainsi que tous les comptes bancaires externes liés à Billtobox. Vous pouvez les télécharger sous le format de votre choix (PDF, CODA et CAMT).

Oui, il vous suffit de sélectionner les factures que vous souhaitez payer, de cliquer sur le bouton “Payer les documents” et d’autoriser le paiement via l’application Banqup ID.

Non, vous n'avez pas besoin d'un lecteur de carte. Grâce à l'application Banqup ID, vous pouvez effectuer vos paiements très facilement sans avoir à vous connecter via votre environnement bancaire.

Il s'agit d'un réseau international sécurisé qui permet à votre entreprise d'échanger des documents électroniques (factures, etc ) avec tous les utilisateurs inscrits au réseau Peppol.

Pour ce faire, vous avez besoin de ce que l'on appelle un point d'accès Peppol tel que Billtobox.

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Oui, en activant le service de paiement, vous aurez la possibilité d’encaisser vos clients grâce au bouton Paylink ajouté à vos factures ou au Banqup Terminal.

Oui, en activant le module Smart Invoice, vous aurez la possibilité de créer des devis et de les transformer en factures électroniques très facilement.

Vous pouvez envoyer vos factures directement à un autre utilisateur Billtobox via Crossnet, par email, via Peppol, par courrier postal ou via notre service Print&Post.

Une facture est électronique si :

- La facture est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré

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- Le format permet le traitement automatique et électronique de la facture.

L’envoi de factures sous format PDF ne répond pas à ces exigences, car les destinataires ne peuvent pas traiter automatiquement ces fichiers.

L'utilisation de factures électroniques deviendra progressivement obligatoire. Plus d'informations sur notre blog.

Après l’ajout de vos factures, le statut “À accepter” apparaîtra.

Après vérification des données, les factures sont prêtes à être transmises à votre expert-comptable. Pour cela, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton “Accepter”.

Le réseau Crossnet regroupe toutes les entreprises qui utilisent Billtobox, Banqup ou un autre service de Unifiedpost qui permet d’envoyer des factures électroniques ainsi que d’autres réseaux ou plateformes tels que Peppol.

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Non, un PDF n’est pas une facture électronique mais grâce à notre OCR nous transformons vos factures PDF en factures électroniques.

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Oui, vous le pouvez ! Le paquet (Free) est un paquet gratuit qui vous permet de tester Billtobox gratuitement. Cette offre est adaptée au traitement de 50 factures par an. Vous souhaitez traiter davantage de factures ou passer à une formule offrant encore plus d'options ? Il suffit de passer à un autre forfait et toutes vos données stockées seront automatiquement transférées.