Digitalisation

Tout ce qu'il faut savoir sur la facture (1)

Dans cet article, qui comporte deux parties, nous examinerons de plus près le comment et le pourquoi de la facture.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document délivré par un vendeur à un acheteur. Elle énumère les biens ou les services fournis et les coûts associés. La facture sert de demande de paiement.

Quand une facture est-elle obligatoire ?

Une facture est obligatoire lors de la vente de biens et de services à des entreprises ou à des particuliers dans l'UE. Cette règle s'applique en particulier aux transactions interentreprises (B2B) et aux livraisons transfrontalières au sein de l'UE. Pour les particuliers, il n'est normalement pas nécessaire d'établir une facture, sauf si un client le demande ou s'il s'agit d'une vente soumise à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée).

Quand la facture doit-elle être envoyée ?

La facture doit être envoyée au plus tard 15 jours après la livraison des biens ou des services. 

Combien de temps un client a-t-il pour payer ?

Le délai de paiement est souvent mentionné dans les conditions générales de la facture. Légalement, le délai de paiement standard en Belgique est de 30 jours après réception de la facture, sauf accord contraire. Pour les accords entre entreprises, ce délai peut être porté à 60 jours. Les factures adressées à des particuliers doivent être payées dans un "délai raisonnable". Dans la pratique, cela signifie généralement un délai de paiement d'une à deux semaines.

Quelles sont les informations obligatoires sur une facture ?

Une facture doit contenir au moins les informations suivantes :

  • Numéro séquentiel : chaque facture doit avoir un numéro unique. Ces numéros doivent être séquentiels. Ainsi, la facture 123 ne doit pas être suivie de la facture 125.
  • Vos coordonnées : Le nom de votre entreprise, son adresse, son numéro de TVA et son numéro de compte bancaire.
  • l'adresse du RPR : Si vous avez une société, veuillez indiquer le tribunal de commerce compétent dans votre région.
  • Coordonnées du client : Notez le nom de l'entreprise, l'adresse et le numéro de TVA de votre client.
  • Dates : Indiquez la date d'émission de la facture et la date de livraison de votre offre.
  • Descriptions : Donnez une description brève mais concrète de chaque service ou produit.
  • Quantités et prix unitaires : Indiquer le prix à la pièce, au mètre, à l'heure, etc. et la quantité.
  • Montant imposable : un texte
    • Le prix total hors TVA. Si vous utilisez plusieurs taux de TVA, par exemple pour différents types de produits, calculez le prix total par taux de TVA.
    • Indiquez les taux de TVA de tous vos services/produits, les montants de TVA en chiffres absolus et le total de la TVA (en euros).
    • Lorsque vous facturez à l'étranger, vous mentionnez généralement l'"autoliquidation de la TVA" pour indiquer que votre client doit payer la TVA. De même, si vous appliquez une exonération, indiquez-le sur votre facture.
  • Référence aux factures précédentes : Si vous émettez plusieurs factures pour le même service, faites référence aux factures précédentes.

Billtobox dispose de son propre outil de création de factures, vous assurant de ne rien oublier ! 

Il n'est pas obligatoire, mais recommandé, d'inclure également vos conditions générales et un intérêt pour les retards de paiement. 

Comment détermine-t-on le bon taux de TVA ?

La TVA est une taxe sur la consommation qui est finalement payée par le consommateur final. Cette taxe est collectée à chaque étape du processus de production et de distribution. Le taux normal est de 21 %, mais il existe des taux réduits de 0 %, 6 % et 12 % pour des catégories spécifiques de biens et de services. Pour plus d'informations, consultez votre comptable. 

Que se passe-t-il si je fais une erreur sur une facture ?

Si vous commettez une erreur sur une facture, vous devez la corriger en émettant une note de crédit (ou de débit). Une note de crédit annule tout totalement ou partiellement la facture originale et contient les mêmes informations que la facture initiale, mais avec les corrections appropriées. Vous créez ensuite une nouvelle facture correcte. Cela permet de garantir l'exactitude de vos dossiers et d'éviter les problèmes liés aux déclarations fiscales.

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