De Belgische BTW wetgeving bepaalt een aantal regels waaraan een factuur moet voldoen.

In onze reeks ‘Alles wat u moet weten over de factuur’ hebben we in deel 1 uitgelegd wat een factuur precies inhoudt en aan welke wettelijke vereisten deze moet voldoen. Vervolgens hebben we in deel 2 de geschiedenis en evolutie van de factuur besproken, inclusief het belang van elektronische facturatie. In deze derde blog van de reeks gaan we dieper in op de verplichte regels voor factuurnummering en delen we enkele praktische tips om dit correct en efficiënt aan te pakken.

‍

De regels voor factuurnummering

Een belangrijke regel is dat elke factuur een uniek nummer moet krijgen binnen de eigen administratie van de belastingplichtige. Bovendien moeten de nummers chronologisch en zonder onderbreking worden toegekend.

• Uniek: Elk factuurnummer mag slechts één keer voorkomen, zodat facturen eenvoudig en foutloos terug te vinden zijn. Dankzij deze unieke nummers kan Billtobox dubbele facturen moeiteloos detecteren.
• Chronologisch: Facturen worden genummerd volgens de datum van uitreiking. Een latere factuur heeft altijd een hoger nummer dan een eerdere in dezelfde periode.
• Ononderbroken: De nummering moet doorlopend zijn, zonder hiaten of dubbels. Foutieve facturen blijven in de reeks en worden gecorrigeerd met een creditnota.

Een bijkomende regel is dat een factuurnummering reeks nooit start met 0. De eerste factuur krijgt dus steeds nummer 1.

‍

5 tips voor een effienciëntefactuurnummering

1. Kies een duidelijke structuur

U kunt de samenstelling van uw factuurnummering zelf bepalen, bijvoorbeeld een combinatie van letters, cijfers en tekens. Let erop dat spaties niet zijn toegestaan. Gebruik aparte reeksen voor verschillende factuurtypes, zoals bijvoorbeeld:

• Facturen: FACT-001
• Debetnota’s: DN-001
• Creditnota’s: CN-001
• Voorschotfacturen: VFACT-001

‍

2. Begin elk boekjaar opnieuw

U mag elk boekjaar starten met een nieuwe nummering, maar dit is niet verplicht. Het toevoegen van het boekjaar aan de nummering (bijvoorbeeld FACT2024-073) kan helpen om facturen snel te herkennen en zorgt ervoor dat de nummering overzichtelijk blijft. Op die manier weet iedereen dat FACT2024-073 de 73e factuur is van boekjaar 2024.

‍

3. Stem de lengte van je nummering af op uw behoeften

Schat vooraf in hoeveel facturen u verwacht te maken zodat het volgnummer voldoende karakters heeft. Als u bijvoorbeeld meer dan 100 facturen verwacht, kies dan voor een nummering met drie cijfers (bijvoorbeeld 001, 002, 101). Zo blijft de volgorde logisch en consistent.

‍

4. Houd het eenvoudig

Hoewel u uw klantnummers of andere informatie kunt verwerken in uw factuurnummers, is het beter om de nummering overzichtelijk te houden. Te veel details maken het onnodig ingewikkeld en kunnen verwarring veroorzaken.

‍

5. Gebruik verschillende nummeringsreeksen voor aparte activiteiten

Werkt u in meerdere sectoren of heeft u diverse activiteiten? Gebruik dan specifieke nummeringsreeksen per activiteit. Zo kunt u bijvoorbeeld:

• F-A-006 voor info-avonden over wijn
• F-W-079 voor de verkoop van wijn

‍

Deze aanpak maakt het gemakkelijker voor een accountant om aparte dagboeken bij te houden.

‍

Factuurnummering met Billtobox

Met Billtobox heeft u de mogelijkheid om automatische nummering in te schakelen of verschillende nummerreeksen aan uw facturen toe te wijzen. Handig toch?

Meer hierover leest u in het volgend Helpdeskartikel: Hoe stel ik de nummering van mijn verkoopfacturen in?