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Adresse électronique : gdpr@unifiedpost.com
Délégué à la protection des données du groupe : Mathias Baert
Les données personnelles sont définies par le par le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679) (le " RGPD ") comme " toute information se rapportant à une personne identifiable qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant ".
Les données personnelles sont, en termes plus simples, toute information vous concernant qui permet de vous identifier. Les données personnelles couvrent des informations évidentes comme votre nom et vos coordonnées, mais aussi des informations moins évidentes comme les numéros d'identification, les données de localisation électronique et d'autres identifiants en ligne.
Les données personnelles que nous utilisons sont présentées dans la section 5 du présent avis de confidentialité.
En vertu du GDPR, vous disposez des droits suivants, que nous nous efforcerons toujours de faire respecter :
a)Le droit d'être informé de notre collecte et de notre utilisation de vos données personnelles. Cet avis de confidentialité devrait vous dire tout ce que vous devez savoir, mais vous pouvez toujours nous contacter pour en savoir plus ou pour poser des questions en utilisant les détails de la section 8.
b) Le droit d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet. La section 8 vous indiquera comment procéder.
c) Le droit de faire rectifier vos données personnelles si certaines des données personnelles que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou incomplètes. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la section 8 pour en savoir plus.
d) Le droit à l'oubli, c'est-à-dire le droit de nous demander de supprimer ou de disposer d'une autre manière de toutes les données à caractère personnel vous concernant dont nous disposons à l'adresse
. Veuillez noter que ce droit n'est pas absolu et ne peut être exercé que (i) si nous n'avons plus besoin de vos données personnelles pour la finalité initiale, (ii) si vous retirez votre consentement à leur traitement, (iii) si vous vous opposez à ce que nous traitions vos données personnelles pour notre intérêt légitime, (iv) si nous traitons illégalement vos données personnelles ou (v) si une loi locale nous oblige à effacer vos données personnelles. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 8 pour en savoir plus.
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f) Le droit de s'opposer à ce que nous utilisions vos données personnelles à une ou plusieurs fins particulières. Si vous faites une telle objection, nous cesserons de traiter les informations personnelles, à moins que nous ne puissions démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui l'emportent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que le traitement soit destiné à la constatation, l'exercice ou la défense de droits légaux.
g) Le droit à la portabilité des données. Cela signifie que, si vous nous avez fourni des données personnelles directement, que nous les utilisons avec votre consentement ou pour l'exécution d'un contrat, et que ces données sont traitées par des moyens automatisés, vous pouvez nous demander une copie de ces données personnelles pour les réutiliser avec un autre service ou une autre entreprise dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Toutefois, ce droit ne s'applique pas lorsqu'il porte atteinte aux droits et libertés d'autrui. h) Droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage. Vous avez le droit de ne pas faire l'objet de décisions qui peuvent vous affecter de manière légale ou significative et qui ont été fondées uniquement sur un traitement automatisé utilisant vos données personnelles. Nous n'utiliserons toutefois pas vos données personnelles de cette manière.
Dans la mesure où la base juridique de notre traitement de vos informations personnelles est le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait n'affectera pas la licéité du traitement avant le retrait.
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Si vous considérez que notre traitement de vos informations personnelles enfreint les lois sur la protection des données, vous avez le droit légal de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance responsable de la protection des données. Les coordonnées de votre autorité de surveillance peuvent être trouvées ici. Vous pouvez le faire dans l'État membre de l'UE où se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu de l'infraction présumée. Toutefois, nous serions heureux de pouvoir résoudre vos problèmes nous-mêmes. Veuillez donc nous contacter en premier lieu, en utilisant les coordonnées indiquées à la section 8.
In this section we have set out:
a) the general categories of personal data that we may process;
b) the purposes for which we may process personal data; and
c) the legal bases of the processing.Depending upon your use of our website, we may collect some or all of the following personal data:
Usage data
We may process data about your use of our website ("usage data"). The usage data may include your IP address, geographical location, browser type and version, operating system, referral source, length of visit, page views and website navigation paths, as well as information about the timing, frequency and pattern of your service use. The source of the usage data is our analytics tracking system. This usage data may be processed for the purposes of analysing the use of the website. The legal basis for this processing is our legitimate interests, namely monitoring and improving our website. However, where we collect usage data through non-essential cookies, we may request your consent. Fr more information please check our cookies policy.
Job application data
We may process your information like your contact details, your CV and your cover letter ("job application data"). The job application data may include your name, address, telephone number, email address, profile pictures, gender, date of birth, relationship status, interests and hobbies, educational details and employment details. The application data may be processed for the following purposes: assess your skills, qualifications, and suitability for the role, communicate with you about the recruitment process, keep records related to our hiring processes. The legal basis for processing Job application data is your consent. We may retain personal data from your CV for as long as it is necessary for our recruitment process but not longer than one year. You may withdraw your consent at any time via gdpr@unifiedpost.com.
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We may process information contained in any enquiry you submit to us regarding our company and/or our services ("enquiry data"). The enquiry data may be processed for the purposes of offering, marketing and selling relevant services to you. The legal basis for this processing is your consent.
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We may process information that you provide to us for the purpose of subscribing to our email notifications and/or newsletters ("notification data"). The notification data may be processed for the purposes of sending you the relevant notifications and/or newsletters. The legal basis for this processing is your consent.
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When submitting a whistleblower report, you may choose to do so anonymously. If you choose to identify yourself, we may collect your first and last name, email address, home address, and phone number. In addition, we may process personal data contained in the whistleblower report, which may, depending on the case, include identity information, information about the misconduct being reported, about the witnesses and third parties which were involved in the whistleblowing case, and information about the persons mentioned in the reports because they are victims of undesirable behaviour committed by the persons reported. We process these data to carry out preliminary investigations regarding the reported whistleblowing. The legal basis for processing these personal data is our legal obligation, namely an applicable national law transposing the EU Directive 2019/1937 on the protection of persons who report breaches of Union law (hereinafter Whistleblowing Directive). When the Directive doesn’t apply, you still have the opportunity to submit a whistleblower report since UPG is committed to the highest standards of integrity and accountability. In that case, our legal basis is a legitimate interest to prevent and suppress any unlawful acts within the entities of the UPG.In principle, we do not request or process any special categories of personal data (also known as sensitive personal data), e.g. information on racial and/or ethnic origin, religious and/or ideological convictions, trade union membership or sexual orientation nor personal data related to criminal convictions. However, such personal data may be contained in a whistleblower report. We will process such personal data when it is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims. To the extent that such legal basis would not exist, we would stop processing such personal data immediately.
AGM Data
We may process personal data of our shareholders, holders of other securities issued by UPG (if any) and proxy holders received in the context of the annual shareholders meeting that we are obliged to hold as a public listed company pursuant to the Belgian Company and Association Code. The personal data that we may collect in this context may include address, email address, and number of shares the shareholders have. These personal data may be processed for the purpose of management of the participation and voting procedure. The legal basis for this processing is our legal obligation to hold annual shareholders meetings, namely the statutory requirement under the Belgian Company and Association Code.
Other's data
We may process any of your personal data identified in this Notice where necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims, whether in court proceedings or in an administrative or out-of-court procedure. The legal basis for this processing is our legitimate interests, namely the protection and assertion of our legal rights, your legal rights and the legal rights of others. We may process any of your personal data identified in this Notice where necessary for the purposes of obtaining or maintaining insurance coverage, managing risks, or obtaining professional advice. The legal basis for this processing is our legitimate interests, namely the proper protection of our business against risks.In addition to the specific purposes for which we may process your personal data set out in this section, we may also process any of your personal data where such processing is necessary for compliance with a legal obligation to which we are subject, or in order to protect your vital interests or the vital interests of another natural person.Please do not supply any other person's personal data to us, unless we prompt you to do so.
6.1. Utilisation de processeur(s)
Nous sommes libres de faire appel à des processeurs de données (qui peuvent inclure tout membre du groupe Unfiedpost). Un sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite vos données personnelles à la demande et pour le compte de nous, le responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d'assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel. Le processeur agira toujours selon nos instructions. Nous pouvons faire appel à des sous-traitants à des fins d'hébergement, à des fins administratives, à des fins de marketing, à des fins analytiques, à des fins de communication, à des fins de dénonciation. En vue d'une protection optimale de vos données personnelles, nous avons pris les dispositions contractuelles nécessaires avec nos sous-traitants pour nous assurer qu'ils appliquent les normes de confidentialité les plus élevées. En tout état de cause, les responsables du traitement des données sont tenus d'assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.
6.2. Transfert de données personnelles à des tiers
Outre les divulgations spécifiques de données à caractère personnel énoncées dans la présente section, nous pouvons également divulguer vos données à caractère personnel lorsqu'une telle divulgation est nécessaire pour l'établissement, l'exercice ou la défense de revendications légales, que ce soit dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une procédure administrative ou extrajudiciaire. Nous pouvons également divulguer vos données personnelles lorsque cette divulgation est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, ou pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne physique. Nous pouvons divulguer les données relatives aux AGA dans le but de fournir une assistance dans la gestion des procédures de participation et de vote, et d'analyser la composition de l'actionnariat d'UPG.
Nous ne stockons ou ne transférons vos données personnelles que dans l'Espace économique européen (l'"EEE"). L'EEE est composé de tous les États membres de l'UE, plus la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein. Cela signifie que vos données personnelles seront pleinement protégées en vertu de la législation sur la protection des données, le GDPR, et/ou à des normes équivalentes par la loi. Toutefois, s'il s'agit d'une filiale du groupe Unifiedpost située en dehors de l'EEE, vos données personnelles peuvent faire l'objet d'un transfert international. Dans ce cas, nous nous assurerons que des garanties adéquates permettant ce transfert sont mises en place.
Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire à la lumière de la ou des raisons pour lesquelles elles ont été collectées initialement. Vos données personnelles seront donc conservées jusqu'à ce que vous supprimiez votre compte ou aussi longtemps que la loi l'exige. Vos données personnelles seront donc conservées pendant les périodes suivantes :
Type de données
Données d'utilisation
Combien de temps nous les conservons
Veuillez consulter notre politique en matière de cookies pour connaître les périodes de conservation détaillées
Données relatives aux demandes de renseignements
6mois
Données relatives aux demandes d'emploi
1an
Données relatives aux dénonciations
6mois lorsqu'il s'agit de dossiers clos
Données relatives aux AGA
5ans
Dans certains cas, il nous est impossible de préciser à l'avance les périodes pendant lesquelles vos données personnelles seront conservées.
Nonobstant les autres dispositions de la présente section, nous pouvons conserver vos données personnelles lorsque cette conservation est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, ou pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne physique.
Si vous voulez savoir quelles sont les données personnelles que nous détenons à votre sujet, vous pouvez nous demander des détails sur ces données personnelles et une copie de celles-ci (si de telles données personnelles sont détenues). C'est ce qu'on appelle une "demande d'accès à un sujet".
Toutes les demandes d'accès doivent être faites par écrit et envoyées aux adresses électroniques ou postales indiquées à la section 8(Comment puis-je exercer mes droits ?).
Une demande d'accès à un sujet n'est normalement pas payante. Si votre demande est "manifestement infondée ou excessive" (par exemple, si vous faites des demandes répétitives), des frais peuvent être facturés pour couvrir nos coûts administratifs de réponse.
Nous répondrons à votre demande d'accès dans les 15 jours ouvrables et, en tout état de cause, dans un délai maximum d'un mois à compter de sa réception. Normalement, nous nous efforçons de fournir une réponse complète, y compris une copie de vos données personnelles, dans ce délai. Dans certains cas, toutefois, notamment si votre demande est plus complexe, un délai supplémentaire peut être nécessaire, jusqu'à un maximum de trois mois à compter de la date de réception de votre demande. Vous serez tenu pleinement informé de nos progrès.
Pour nous contacter à propos de tout ce qui a trait à vos données personnelles et à la protection des données, y compris pour faire une demande d'accès, veuillez utiliser les coordonnées suivantes :
Délégué à la protection des données du groupe : Mathias Baert
Adresse électronique : gdpr@unifiedpost.com
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L'accès interne aux données à caractère personnel est limité à un strict "besoin de savoir". Seul le personnel autorisé, dont l'activité sera contrôlée pour éviter tout abus, pourra accéder aux données personnelles.
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Date de publication : 16/12/2021
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