De uitdaging

Voor de salons die door Kreatos zelf worden beheerd of administratief worden opgevolgd, verliep de facturatie tot voor kort via een gedeelde mailbox. De salons en leveranciers stuurden hun facturen via e-mail, waarna deze manueel werden gesorteerd per dossier en handmatig verwerkt. Dit zorgde voor een tijdrovend proces en een risico op fouten of ontbrekende documenten. Naarmate het aantal salons groeide, werd het steeds moeilijker om overzicht te bewaren. Kreatos wilde niet alleen efficiënter werken, maar zich ook voorbereiden op de verplichting rond e-facturatie in 2026.

‍

De oplossing

Via via kwam Kreatos in contact met Billtobox. In een eerder overgenomen salon werd het platform al gebruikt, en de duidelijke structuur en gebruiksvriendelijkheid spraken meteen aan. Kreatos besloot om alle eigen dossiers onder te brengen in Billtobox. 

‍

Alle betrokken salons werden aangesloten op het Peppol-netwerk, zodat leveranciers hun facturen voortaan rechtstreeks elektronisch kunnen aanleveren. Die komen automatisch in Billtobox terecht, worden centraal gebundeld en vlot goedgekeurd en verwerkt. Dankzij de integratie met het interne boekhoudsysteem verloopt het volledige proces nu veel sneller en accurater.

‍

“Het is echt een verlichting van ons werk. Alle facturen komen op dezelfde manier binnen, worden automatisch ingelezen en geëxporteerd naar onze systemen. Door de verplichting die eraan komt, verwacht ik dat we binnenkort 99% van de facturen met zekerheid zullen ontvangen.” Koen Conings, Kreatos

‍

De voordelen
‍

• Gecentraliseerd en uniform proces: Alle salons in beheer of administratieve opvolging door Kreatos werken nu op dezelfde manier.
• Automatisering & efficiëntie: Facturen worden digitaal ontvangen, automatisch ingelezen en verwerkt.
• Minder fouten & betere opvolging: Geen manuele sortering meer en een up-to-date overzicht van alle inkomende documenten.
• Toekomstgericht: Klaar voor de Belgische verplichting rond e-facturatie vanaf 2026.

‍

Conclusie

Met Billtobox digitaliseert Kreatos de volledige factuurstroom van haar eigen salons en de salons waarvoor zij de administratie opvolgt. Wat vroeger een versnipperde en manuele administratie was, evolueert nu naar een gecentraliseerd en digitaal proces. De eerste resultaten zijn duidelijk: meer efficiëntie, minder fouten en een veel beter overzicht. Een belangrijke stap richting een toekomstgerichte administratie, klaar voor de e-facturatieverplichting van 2026.

‍