Vanaf maart 2024 is het verplicht om facturen aan de overheid, met een contractwaarde boven de 3000 euro, in een gestructureerd elektronisch formaat via Peppol te versturen. De Vlaamse overheid is hierin zelfs een stapje verder gegaan en heeft deze verplichting al eerder ingevoerd, voor alle facturen, ongeacht het bedrag. Sommige lokale overheden volgen dit voorbeeld en eisen dat alle facturen in een gestructureerd formaat worden verzonden. Het is dus slim om even bij de betreffende overheidsinstantie te checken wat precies de voorwaarden zijn.
De belangrijkste reden waarom overheden e-facturen verkiezen is omdat ze deze veel sneller en efficiënter kunnen verwerken. De overheid kan deze facturen namelijk rechtstreeks inlezen met hun software, waardoor tijdrovend handmatig invoeren verleden tijd is.
Daarnaast is e-facturatie naar overheden, oftewel B2G-facturatie (Business to Government), verplicht volgens een Europese richtlijn. Dankzij de Europese Standaard kunnen bedrijven nu gemakkelijk diverse overheden in heel Europa factureren, allemaal in hetzelfde formaat.
Alle e-facturen voor de overheid worden in België verwerkt via het overheidsplatform Mercurius. Dit platform, beheerd door de Federale Overheidsdienst BOSA, dient als digitale postkamer van de overheid. Leveranciers loggen in op het portaal om van daaruit facturen naar de overheid te verzenden of om de status van hun facturen (zoals ‘verwerkt’, ‘ontvangen’, ‘geweigerd’) op te volgen.
Wil je het jezelf nog makkelijker maken? Met Billtobox hoef je je facturen niet langer aan te maken of op te laden in Mercurius. Billtobox zorgt voor de volledige verwerking en verzending van je facturen naar de overheid. Bovendien bewaar je al je facturen overzichtelijk op één plek, en worden ze automatisch gedeeld met je accountant. Via Mercurius kan je nog steeds de betaalstatus van je facturen raadplegen.
Het aanmaken en versturen van een factuur via Billtobox is eenvoudig en snel. Volg hiervoor deze stappen:
Jouw eerste factuur naar de overheid is nu succesvol verzonden. Je kan de status van jouw factuur opvolgen via het Mercurius Portaal, waar je kan inloggen met itsme of jouw eID.
Wil je meer weten over het verzenden van e-facturen naar de overheid of heb je hulp nodig bij het opzetten van je facturatieproces? Neem gerust contact met ons op. We staan klaar om je te ondersteunen bij al je vragen en om je te helpen soepel en efficiënt te factureren via Peppol en Billtobox.