Wat is een offerte?

Een offerte is een formeel document waarin je aan een potentiële klant uitlegt wat je aanbiedt, wat het gaat kosten en onder welke voorwaarden. Je laat hiermee niet alleen zien wat je gaat leveren, maar ook dat je professioneel werkt, goed hebt geluisterd naar de wensen van de klant, en helder communiceert.

‍

Is een offerte verplicht in België?

Neen, offertes zijn niet wettelijk verplicht. Toch is het in veel sectoren – zoals de bouw, consultancy of creatieve diensten – gebruikelijk om vooraf een offerte te bezorgen. Door op voorhand een duidelijke offerte op te stellen vermijd je discussie achteraf. Bovendien is het voor de (potentiële) klant op die manier duidelijk welke goederen en diensten aan welke prijs geleverd zullen worden. 

Ondanks dat een offerte niet verplicht is, is het in de meeste situaties wel verplicht om achteraf een factuur op te maken eens de dienst geleverd is. Die factuur moet volgens de Belgische wetgeving aan bepaalde voorwaarden voldoen, en kan zowel op papier als elektronisch verstuurd worden.

‍

Belangrijk: vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in België. Dit betekent dat facturen vanaf dan in een gestructureerd formaat (zoals UBL via het Peppol-netwerk) moeten worden verzonden, zodat ze automatisch verwerkt kunnen worden door boekhoudsoftware. Deze nieuwe wetgeving maakt deel uit van de strijd tegen btw-fraude en zal administratieve processen verder digitaliseren.

Is een offerte bindend?

Of een offerte bindend is hangt af van de soort offerte die je opmaakt. In de wetgeving worden offertes ook wel ‘aanbod’ genoemd. Concreet bestaan er het gewone aanbod en het vrijblijvende aanbod.

Gewone (bindende) offerte

Bij een gewoon aanbod ben je gebonden aan je voorstel. Dat betekent:

• De klant aanvaardt jouw offerte = er ontstaat een overeenkomst
• Jij moet de voorwaarden en prijzen naleven

‍

Tip: Het is belangrijk om hier steeds voorwaarden en een geldigheidstermijn aan te koppelen. Bijvoorbeeld: “Deze offerte is geldig tot 30 dagen na opmaakdatum.”

‍

Vrijblijvende offerte

Bij een vrijblijvend aanbod geeft je meer flexibiliteit. Je mag, als verkoper, de voorwaarden aanpassen tot het moment dat de klant expliciet akkoord gaat. Zodra de klant de offerte aanvaardt, wordt de overeenkomst bindend. Enkel door vlak na de aanvaarding je aanbod te herroepen kan dit nog geannuleerd worden. 

‍

Mag de uiteindelijke factuur afwijken van de offerte?

Je stuurt een offerte, de klant gaat akkoord, en je gaat enthousiast aan de slag. Maar tijdens de uitvoering van de opdracht blijken er toch extra kosten te zijn — meer uren, duurdere materialen, of een onverwachte wijziging. En dan rijst de vraag: “Mag je de factuur aanpassen? En zo ja, met hoeveel?”

Het antwoord hangt af van het soort afspraak dat je met je klant hebt gemaakt.

‍

Offerte: een vaste prijsafspraak

In de meeste gevallen wordt een ondertekende of geaccepteerde offerte beschouwd als een vaste prijsafspraak. De klant mag er dus van uitgaan dat het genoemde bedrag definitief is.

Wil je tóch meer factureren dan in de offerte stond? Dan mag dat alleen in uitzonderlijke situaties:

• Als de klant verkeerde of onvolledige informatie heeft gegeven
• Als de klant akkoord is gegaan met de meerprijs tijdens de uitvoering.

Zonder zo'n akkoord is een hogere factuur niet zomaar rechtsgeldig. In veel gevallen zal een Belgische rechter in het voordeel van de klant beslissen.

‍

Richtprijs: iets meer speling

Als je in plaats van een vaste offerte een richtprijs hebt gegeven, heb je iets meer vrijheid. Een richtprijs is een inschatting, geen vast bedrag. Je vermeldt dan bijvoorbeeld “Indicatieve prijsopgave, onder voorbehoud van wijzigingen”.

Toch zijn er ook hier regels: 

• De uiteindelijke factuur mag maximaal 10% hoger zijn dan de opgegeven richtprijs. 
• Hoger factureren dan die 10% mag alleen mits voorafgaand akkoord van de klant.

Hoe maak je een offerte in Billtobox?

Met Billtobox is het eenvoudig om offertes te maken en te versturen. Eens de offerte is goedgekeurd door de klant kun je hem eenvoudig omzetten in een factuur. Meer info over hoe je een offerte aanmaakt in Billtobox, vind je terug in ons helpdesk artikel. 

‍

Conclusie: Waarom offertes belangrijk zijn?

Een goede offerte is je eerste kans om een sterke indruk te maken. Ze biedt duidelijkheid, voorkomt discussies én helpt je professioneel over te komen. En met tools zoals Billtobox wordt offertebeheer eenvoudig én efficiënt.

‍