Daniel Lorent et son associé dirigent le cabinet Gecco depuis 1991. En 28 ans, son entreprise - et le secteur en général - a connu de nombreux changements. La numérisation et l'internet ont probablement été les changements les plus importants et continuent à offrir des possibilités d'innovation. Gecco a récemment acquis Billtobox, la plateforme communautaire d'Unifiedpost Group. "Mes clients sont pleinement impliqués dans cette mise en œuvre. "
Gecco a commencé à utiliser Billtobox en février 2018, visant à traiter ses premiers dossiers par voie électronique en février 2019. Aujourd'hui, trois mois plus tard, le mandataire récolte déjà les premiers bénéfices. Et si Daniel Lorent est conscient qu'il n'a pas pu exploiter pleinement le potentiel de la plateforme en si peu de temps, il est heureux de partager avec nous ses premières expériences.
Contrairement à bon nombre de ses concurrents, la fiduciaire Gecco n'utilisait aucune méthode de numérisation avant la mise en service de Billtobox. Les clients livraient leurs documents à Gecco chaque trimestre et l'équipe de Gecco les scannait elle-même. "La raison était simple : nous voulions offrir le meilleur service possible", explique Daniel Lorent. "Je ne voulais pas demander à mes clients de numériser leurs documents sans rien recevoir en retour... L'inconvénient était que le traitement manuel des documents de nos clients prenait beaucoup de temps. Mon équipe de 3,5 ETP a passé environ deux semaines complètes par trimestre. Au total, il a fallu 28 semaines de travail sur une base annuelle, ce qui est beaucoup ! Heureusement, cela fait désormais partie du passé, car nos clients nous envoient leurs documents par voie électronique, au format UBL. Grâce à Billtobox, ils en bénéficient également. "
Les avantages pour nos clients sont énormes. Le plus grand atout de Daniel Lorent est peut-être le court délai entre la saisie des documents et l'obtention d'informations sur la situation financière du client. Auparavant, cela pouvait prendre jusqu'à un mois. " Le client s'est alors retrouvé face à une situation financière dépassée. Grâce à Billtobox, nous fournissons ces informations presque en temps réel, ce qui nous permet de mieux conseiller le client et de lui permettre de prendre les bonnes décisions. "Outre le gain de temps, Billtobox apporte également une réelle tranquillité d'esprit. "Les erreurs de codage sont toujours ennuyeuses, mais encore plus au quatrième trimestre, juste avant la clôture des bilans. Heureusement, nous avons une équipe très expérimentée et nous attribuons chaque dossier à un employé dédié. Par conséquent, de telles erreurs étaient très rares même avant Billtobox, et nous avons encore plus de certitude depuis que nous travaillons avec Billtobox. C'est très rassurant pour mon personnel et nos clients. "Un autre avantage est que tous les documents et données de Billtobox sont toujours à portée de main. Cela est utile non seulement pour le client, mais aussi pour Gecco. "Si nous devons faire un audit le week-end, nous ne devons plus nous rendre au bureau pour récupérer des documents papier. Nous ouvrons Billtobox depuis n'importe quel ordinateur. "Billtobox est également un outil convivial, où tout peut être trouvé rapidement.
Lorsqu'il s'agit d'innovation, les chefs d'entreprise doivent tenir compte des objections du personnel. Mais bien que Gecco n'ait commencé à utiliser Billtobox que récemment, Lorent affirme que chaque employé a rapidement intégré Billtobox dans sa routine quotidienne. "Bien sûr, le bon soutien a joué un rôle important dans la mise en œuvre harmonieuse de la plate-forme. "
Pourquoi Daniel Lorent a-t-il choisi Billtobox ? "Unifiedpost Group est un fournisseur fiable offrant un outil performant avec un portail convivial. Ce dernier point me semblait essentiel, surtout pour mes clients. Je ne voulais pas travailler avec une solution professionnelle américaine anonyme. "M. Lorent n'a pas non plus choisi cette solution du jour au lendemain. Il a mis Billtobox à l'épreuve avec ce qu'il appelle des clients "geeks". Des personnes qui, comme lui, s'intéressent à la technologie. "Je n'ai pas pris ma décision avant d'avoir obtenu leur bénédiction. Il a été plus difficile de convaincre nos clients non-geek. Mais j'ai vraiment pris le temps de les informer et de les conseiller de manière approfondie. C'était un gros investissement de ma part, mais un investissement nécessaire. Maintenant qu'ils voient eux aussi les avantages de Billtobox, ils sont tous fans. ""Unifiedpost nous a toujours bien guidés depuis le début et ils continuent à le faire. Si je détecte un problème, j'obtiens un retour immédiat et ils sont heureux que je le signale. C'est une collaboration très fructueuse. "
Billtobox offre de nombreuses autres possibilités, dont Daniel Lorent veut tirer encore plus profit. "Le passage à Billtobox est délibérément progressif. De cette façon, l'évolution que j'avais en tête ne se transforme pas en révolution. Une fois que j'ai introduit tous les paramètres nécessaires dans mon programme de comptabilité, Billtobox sera compatible avec mon programme de comptabilité. Je bénéficierai alors de tous les avantages du format UBL. Je suis convaincu que le rendement potentiel de Billtobox est beaucoup plus élevé que celui que je reçois aujourd'hui."
Le moyen le plus intelligent de recevoir, traiter et payer des factures entrantes, de générer et d'envoyer des factures sortantes, de se faire payer et de conserver une vue d'ensemble complète.
Les dernières nouvelles, les articles et les ressources les plus récents, envoyés dans votre boîte de réception chaque semaine.
