Wat is een factuur?

Een factuur is een document dat door een verkoper wordt uitgegeven aan een koper. Het geeft een overzicht van de geleverde goederen of diensten en de bijbehorende kosten. De factuur dient als betalingsverzoek.

Wanneer is een factuur verplicht?

Een factuur is verplicht bij de verkoop van goederen en diensten aan bedrijven of particulieren in de EU. Dit geldt vooral voor B2B-transacties (Business-to-Business) en bij grensoverschrijdende leveringen binnen de EU. Voor particulieren hoef je normaal gezien geen factuur uit te schrijven behalve als een klant hierom vraagt of als het gaat om een verkoop waarbij btw (belasting toegevoegde waarde) in rekening wordt gebracht.

Wanneer moet een factuur verzonden worden?

Een factuur moet uiterlijk binnen 15 dagen na de levering van de goederen of diensten verzonden worden. 

Hoeveel tijd heeft een klant om te betalen?

De betalingstermijn is vaak opgenomen in de voorwaarden van de factuur. Wettelijk gezien is de standaard betaaltermijn in België 30 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij anders overeengekomen. Bij overeenkomsten tussen bedrijven kan deze termijn tot 60 dagen worden verlengd. Facturen gericht aan particulieren moeten binnen een ‘redelijke termijn’ betaald worden. In de praktijk betekent dit doorgaans een betaaltermijn van één tot twee weken.

Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?

Een factuur moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

• Volgnummer: Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Deze nummers moeten opeenvolgend zijn, dus na factuur 123 mag niet factuur 125 komen.
• Jouw gegevens: Je bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en bankrekeningnummer.
• RPR-adres: Heb je een vennootschap, vermeld dan de juiste rechtbank van koophandel in je regio.
• Klantgegevens: Noteer de bedrijfsnaam, adres en het btw-nummer van je klant.
• Datums: Vermeld zowel de datum van uitreiking van de factuur als de datum van levering van je aanbod.
• Omschrijvingen: Geef een korte maar concrete beschrijving van elke dienst of elk product.
• Hoeveelheden en eenheidsprijzen: Vermeld de prijs per stuk, meter, uur, etc., en het aantal.
• Maatstaf van heffing: some text
  • De totaalprijs exclusief btw. Als je meerdere btw-tarieven hanteert, bijvoorbeeld voor verschillende soorten producten, bereken dan de totaalprijs per btw-tarief.
  • Vermeld de btw-tarieven van al je diensten/producten, de btw-bedragen in absolute cijfers en het totaal van alle btw (in euro).
  • Bij facturering naar het buitenland vermeld je meestal ‘btw verlegd’ om aan te geven dat je klant de btw moet betalen. Ook als je een vrijstelling toepast, vermeld dit op je factuur.
• Verwijzing naar eerdere facturen: Als je voor dezelfde prestatie meerdere facturen uitreikt, verwijs dan naar de eerdere facturen.

Billtobox heeft een eigen tool om facturen op te maken waardoor je zeker niets vergeet! 

Niet verplicht, maar wel aangeraden is om ook je algemene voorwaarden en een interest voor laattijdige betaling te vermelden. 

Hoe bepaal ik het juiste btw-tarief?

De btw is een belasting op consumptie die uiteindelijk door de eindgebruiker wordt betaald. Deze belasting wordt bij elke stap in het productie- en distributieproces geïnd. Het standaardtarief is 21%, maar voor specifieke categorieën goederen en diensten zijn er verlaagde tarieven van 0%, 6%, en 12%. Ga voor meer info te rade bij je accountant. 

Wat gebeurt er als ik een fout maak op een factuur?

Als je een fout maakt op een factuur, moet je deze corrigeren door een creditnota (of debitnota) uit te geven. Een creditnota annuleert de originele factuur geheel of gedeeltelijk en bevat dezelfde informatie als de oorspronkelijke factuur, maar met de juiste correcties. Vervolgens maak je een nieuwe, correcte factuur aan. Dit zorgt ervoor dat je administratie kloppend blijft en voorkomt problemen bij de belastingaangifte.

‍