Vooraleer je aankoopfacturen kunt aanvaarden moet je deze uploaden via 1 van de 4 methodes: drag & drop, e-mail, mobiele app of van Billtobox rechtstreeks in jouw Billtobox. Bekijk deze methodes eerst hier. Eenmaal de facturen opgeladen zijn en klaar zijn met de verwerking komen ze met status “te aanvaarden” op Billtobox te staan. Vink de factuur aan, door op het vierkantje ervoor te klikken. Bovenaan in de blauwe balk klik je op aanvaarden en geef je nog eens een bevestiging. Eenmaal je de facturen aanvaard hebt worden ze automatisch doorgestuurd naar de boekhouder. Dit kan je zien aan de boekhoudstatus in de lijst “te verwerken” van het tabblad Aankoopfacturen. Je kan ook bepaalde facturen automatisch aanvaarden. Lees het hier.
In het tabblad verkoopfacturen heb je de optie om zelf facturen te creëren of verkoopfacturen op te laden. Na het aanmaken van facturen of deze op te laden, staan de facturen in status ‘concept’. Klik op de factuur. Rechts zie je het voorbeeld van je document en links de details. In de details kan je een verzendmethode kiezen naar de klant. Hier heb je 4 opties: via Billtobox, via e-mail, zelf afdrukken of print & post. Kies de gewenste methode en klik op ‘verzenden’ bovenaan in de blauwe balk. Op deze manier wordt de factuur verzonden naar de klant en automatisch doorgestuurd naar de boekhouder. Achteraf zie je dit ook in de lijst van de verkoopfacturen. Daar zie je bij status een betalingsstatus en de boekhoudstatus: doorgestuurd.
Stel je hebt een andere manier om facturen aan te maken en je verstuurt ze ook naar klanten via een andere weg. Dan kan je de facturen opladen via: drag & drop, e-mail of de mobiele app. Om ze dan te delen met de boekhouder kies je voor Archiveren wanneer de facturen in status Concept staan. Dit doe je door de facturen aan te vinken. Je klikt op het vierkantje voor de facturen en klikt bovenaan in de blauwe balk voor archiveren. Archiveren wilt zeggen dat de facturen naar het digitaal archief geplaatst worden en doorgestuurd worden naar de boekhouder.
Je kan altijd nagaan wat er al met de factuur gebeurd is door te kijken naar de boekhoudstatus of je klikt op de facturen en ziet links onderaan gebeurtenissen. Dit is een track & trace systeem waarbij je kan zien wat er al met de factuur is gebeurd en dus ook wanneer deze doorgestuurd is naar de boekhouder.
Tot nu toe hebben we dus al gezien hoe we verkoop- en aankoopfacturen versturen naar de boekhouder. Maar wat met de documenten in het Doc. Center. Als je hier al documenten hebt geüpload zul je zien dat deze in jouw lokale bestanden staan. De lokale bestanden zijn enkel zichtbaar voor jou. Om deze door te sturen naar jouw boekhouder, klik je op het vierkantje ervoor. Vervolgens klik je bovenaan in de blauwe balk op kopiëren of verplaatsen naar accountant. Wij raden aan om voor kopiëren te kiezen. Op deze manier zal de boekhouder een kopie krijgen in de gedeelde map. Als de boekhouder deze verwijdert, heb jij wel nog het document in de lokale bestanden staan.
Wil je weten hoe je al deze documenten oplaadt? Check dan zeker onze online helpgids.